Chargé •e de communication et assistant •e administratif •ve (F / H / X)

Contexte / Mission

Le / la titulaire fera partie de l’équipe administrative de la Faculté des sciences (SC). Sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice administrative de la faculté, le / la titulaire remplira les tâches suivantes :

• Assurer la gestion des canaux de communication interne et externe de la faculté ;
• Apporter un soutien administratif aux instances de la faculté.

La Faculté des sciences organise plusieurs programmes de bacheliers, de master et la formation d’enseignant

• es du secondaire supérieur. Ces programmes accueillent des publics variés (des jeunes sortant de l’enseignement secondaire jusqu’aux adultes souhaitant, par exemple, se réorienter vers l’enseignement).

La personne s’intègrera dans une équipe où elle collaborera avec des gestionnaires de parcours étudiant

• es, des horairistes, des secrétaires d’école, … De plus, elle sera amenée à travailler en étroite collaboration avec la responsable de l’information facultaire, avec les académiques et avec la chargée de mission communication qui coordonne la stratégie de communication des 4 facultés du secteur des sciences et technologies (AGRO, EPL, LOCI, SC) et de ScienceInfuse (cellule de promotion des sciences et des technologies).

Fonction

Chargée de communication :

• Alimenter les canaux de communication interne et externe (portail web, réseaux sociaux, newsletter, sharepoint, …) :
• Recueillir les informations auprès de divers / diverses intervenant
• es au sein de la faculté, les traiter et évaluer leur intérêt pour la communication interne et externe de la faculté
• Préparer les contenus de la communication (recueil, évaluation, sélection, rédaction, ...)
• Réaliser les produits et supports de communication écrits, visuels, audiovisuels adaptés aux publics visés et aux canaux de communication
• Structurer l’information sur le sharepoint tant pour la partie destinée au personnel de la faculté que pour la partie destinée aux étudiant
• es de la faculté
• Collaborer avec la responsable de l’information facultaire et la directrice administrative pour choisir le bon niveau de communication et le bon canal
• Interagir avec le / la responsable de communication interfacultaire niveau 1 (à recruter en interfac) pour s’assurer de la cohérence de la communication de la faculté avec la stratégie et les autres actions de communication des facultés du secteur

Support administratif :

• Organiser les réunions (les préparer, rédiger les PV et assurer les suivis)
• Aider à la gestion des ressources humaines (accueil et suivi des dossiers des académiques payés à l’heure et assistant
• Prendre en charge à la gestion de l’information (archivage structuré, mise à jour et accessibilité des documents en fonction des niveaux de confidentialité sur sharepoint)
• Apporter un soutien administratif au bon fonctionnement des écoles, ainsi qu’aux programmes et aux UEs qui en dépendent

Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de la faculté.

Qualifications et aptitudes requises

• Diplôme de niveau bachelier (ou graduat) en communication, en relations publiques, assistant
• e de direction ou diplôme de niveau bachelier (ou graduat) avec expérience dans des matières administratives et de communication
• Capacité de traitement efficace de l’information et de création de contenu
• Aisance avec les outils bureautiques (suite Office en particulier maîtrise de sharepoint) et de communication digitale (qualité rédactionnelle, vidéo, graphisme, réseaux sociaux - facebook, instagram et )
• Capacité à concilier le sens du service, la recherche de solutions et le maintien de certaines limites.
• Sens de l’accueil et facilité de contact
• Sens des responsabilités, fiabilité
• Savoir combiner la souplesse et la rigueur
• Sens du contact pour travailler en réseaux avec d’autres acteurs
• trices au sein de l’université
• Autonomie, polyvalence et proactivité
• Très bonne gestion du temps et des priorités
• Flexibilité horaire à certains moments (par exemple lors d’évènements facultaires)
• Connaissance de l’anglais (min. B2)

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.