ASSISTANT(E) DE DIRECTION MULTILINGUE

Cheffe de file sur de nombreuses compétences (formation professionnelle, développement économique, aménagement du territoire, fonds européens, lycées publics, gestion des transports scolaires, interurbains et desserte des îles…), l a  Région Bretagne  emploie sur l’ensemble de son territoire plus de  4000 collaborateurs.trices  exerçant de  multiples métiers , tant techniques qu’administratifs.

S’appuyant sur des  valeurs fondamentales  comme l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, la qualité de vie au travail, ou l’insertion des personnes en situation de handicap, nous veillons à ce que chacun.e puisse trouver sa place au sein du collectif de travail.

Travailler à la Région Bretagne, c’est aussi profiter d’un cadre de vie optimal dans une région dynamique et attractive !

MISSION ET RAISON D’ETRE DU POSTE :

La Direction des Affaires Européennes et Internationales (DAEI) poursuit 3 grands objectifs :

• gérer les Fonds Européens Structurels d'Investissement (FEDER, FSE et FEADER) et apporter une vision globale sur l'ensemble des fonds Européens existants en région (FEAMP, programmes Interreg, programmes sectoriels de la Commission européenne) ;
• mettre en œuvre la politique internationale de la région, notamment à travers le pilotage et le suivi des coopérations avec d'autres régions partenaires dans le monde (Pays de Galles, Wielkopolska, Shandong, Australie Méridionale, région Centre du Burkina-Faso, province de la Grand’Anse à Haïti) ;
• marquer la solidarité avec les pays du Sud, notamment à travers le soutien à des initiatives solidaires.

Structurée autour de 6 services (service coordination transversale plurifonds – SCOFE, service autorité de gestion du FEDER – SFEDER, service autorité de gestion du FSE - SFSE, service autorité de gestion du FEADER - SFEADER, service des coopérations européennes et internationales - SCEI) et Maison de la Bretagne Europe, la DAEI regroupe aujourd’hui 54 agents.

La Maison de la Bretagne Europe est rattachée à la DAEI. Basée à Bruxelles, elle constitue le bureau de représentation de la Région Bretagne auprès des institutions européennes, des réseaux européens et des autres Régions européennes. Son action couvre l’ensemble des politiques ou initiatives européennes amenées à entrer en interaction avec les politiques régionales, le développement culturel ou socio-économique du territoire.

La Maison de la Bretagne Europe à Bruxelles joue au quotidien un rôle de passerelle entre Bruxelles et le territoire breton. Le service contribue à la promotion et défense des politiques régionales à Bruxelles tout en effectuant un travail de relais de l’information européenne à destination des acteurs régionaux. Son rôle est de contribuer à la fois au positionnement stratégique de la Région Bretagne au niveau européen et de défendre ses intérêts, notamment son rôle en tant que région, dans le cadre de la conception et de la mise en œuvre des politiques européennes.

L’assistant(e) de direction évolue dans l’environnement mixte des collectivités territoriales françaises et des institutions européennes, tout en étant basé à Bruxelles. Il / Elle doit donc disposer d’une connaissance à la fois du fonctionnement des collectivités territoriales françaises, de l’Union européenne et des dispositions administratives et commerciales belges. Une maîtrise professionnelle de l’anglais est indispensable au quotidien.

L’assistant(e) de direction est mobilisé(e) à la fois sur la gestion administrative et financière. Ses bonnes qualités relationnelles et organisationnelles sont essentielles pour assurer un accueil de qualité à tous les visiteurs et interlocuteurs de la Maison de la Bretagne Europe.

Sa polyvalence est adaptée en fonction des besoins de la Maison de la Bretagne Europe. Le travail s’adapte aussi dans le temps à la fois à l’actualité et aux priorités européennes et à l’évolution des besoins et priorités régionales et au plan de charge du service.

L’assistant(e) de direction assure ses fonctions au sein du service sous l’autorité hiérarchique de la Responsable de la Maison de la Bretagne Europe auprès duquel il / elle rend compte de l’avancement de ses missions et assure un reporting régulier.

Missions

ACTIVITES DU POSTE :

ACTIVITES PRINCIPALES

Gestion du secrétariat

Assurer la réception, le traitement et la circulation du courrier physique et électronique et des communications téléphoniques en français comme en anglais

Apporter un soutien technique et logistique à l’organisation des réunions et des évènements de la Délégation : prises de rdv, invitations, diffusion, disposition du mobilier, accueil des visiteurs, etc.

Assurer la mise à jour des contacts et du calendrier commun

Contribuer aux actions et documents de communication

Contribuer au travail de veille et de recherche d’informations en appui à l’équipe

Effectuer ponctuellement des traductions entre le français et l’anglais

Effectuer les procédures de sécurité propres au quartier européen

Gestion des visites et l’accueil du public

Répondre aux demandes de visites et aux réservations de salle

Orienter les partenaires régionaux dans la préparation de leurs déplacements à Bruxelles

Assurer l’accueil du public et participer aux activités de représentation de la Maison de la Bretagne Europe

Procéder aux préparatifs logistiques et s’assurer du bon état des lieux après le passage des visiteurs

Gestion financière et comptable

Procéder, aux opérations financières dans les logiciels mis à disposition par la collectivité, suivi des marchés publics

Assurer l’interface avec les services financiers, comptables et gestionnaires de la Région et notamment le Service des Coopérations Européennes et Internationales chargé de la gestion du P.801,

Contribuer à la mise en œuvre des principes de la commande publique

Contribuer au suivi et à l’anticipation des dépenses réalisées dans le cadre d’une régie

S’assurer de la complétude de tous les justificatifs faisant appel à paiement ou remboursement

Assurer le suivi des délais de paiement

Gestion administrative du service

Participer à l’élaboration de procédures internes

Centraliser et diffuser les informations dans les directions et services

Organiser le classement et l’archivage de dossiers

Gestion des achats et du matériel

Organiser et gérer les stocks de fournitures, matériels ou produits et suivre les commandes

Assurer la gestion du parc informatique et le suivi des inventaires

Participer à l’établissement et au suivi des relations contractuelles avec les prestataires

S’assurer du respect des règles de sécurité, des règles propres à l’immeuble et des opérations de petits travaux

Gestion des ressources humaines

Appuyer l’équipe dans la gestion du temps de travail, dans l’accès aux prestations sociales et à la formation, etc.

Appuyer l’équipe pour établir les ordres de missions et les états de frais

Assurer une veille sur les dispositions françaises et belges liées au droit du travail, à la sécurité sociale et à la fiscalité

ACTIVITES OCCASIONNELLES

Réaliser des missions hors des activités principales selon les besoins de la Maison de la Bretagne Europe

RELATIONS HIERARCHIQUES

L’agent dépend directement de (n + 1) : Aude Körfer, Responsable de la Maison de la Bretagne Europe (BRUXEL)

L’agent encadre directement (n-1) : -

RELATIONS FONCTIONNELLES

Au sein du service : La Responsable et l’ensemble des chargés de mission de la Maison de la Bretagne Europe

Au sein de la collectivité : la DAEI, la gestionnaire du P.801 du SCEI, le Directeur des Affaires Européennes et Internationales et son Adjointe, l’ensemble des directions, le cabinet, les élus régionaux.

Partenaires extérieurs : Membres des institutions Européennes, visiteurs à la Maison de la Bretagne Europe, etc.

Lieu de travail : Bruxelles  (Maison de la Bretagne Europe, 11 Rond-point Schuman, 1040 Bruxelles, Belgique)

Horaires et temps de travail : temps plein

Métier éligible au télétravail ☐ Oui ☒ Non

Contraintes spécifiques (contraintes de calendrier, déplacements, astreintes,…) : Déplacements ponctuels en Bretagne ; participation ponctuelle à des évènements en dehors des heures de travail ; Manutention régulière du mobilier

Informations complémentaires : affiliation au régime de sécurité sociale et de cotisation retraite français, imposition des revenus en France (sauf ressortissants belges)

Dotation particulière :

Equipement de protection individuelle : ☐ OUI X NON

Compétences recherchées

COMPETENCES REQUISES

compétences, compétences techniques, compétences managériales,… ) :

SAVOIR ET SAVOIR-FAIRE

Capacité à travailler à l’oral comme à l’écrit en français, en anglais

La maîtrise du néerlandais est un plus

Expérience professionnelle en gestion administrative et financière

Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales françaises et des institutions européennes appréciée

Maîtrise des outils bureautiques (Teams, word, excel, powerpoint)

Connaissance appréciée de l’utilisation intelligente et éthique des réseaux sociaux.

Sensibilisation aux éléments de cybersécurité de base.

SAVOIR ÊTRE

Rigueur et sens de l’organisation

Capacité à prioriser, respecter les délais et faire preuve de réactivité face aux imprévus

Aisance à travailler en équipe et sens développé des relations humaines

Diplomatie, discrétion et loyauté

Pourquoi nous rejoindre

Vous avez envie d’exercer au cœur d’un territoire privilégié, entre terre et mer, aussi dynamique qu’accessible, et doté d’une vie culturelle riche

Vous êtes attaché.e au service public et sensible aux enjeux d’avenir portés par la Région Bretagne (engagement en faveur de la transition énergétique et écologique, attention portée aux ressources, développement économique, innovation, préservation et valorisation du patrimoine…)

Vous avez envie d’évoluer au sein d’équipes pluridisciplinaires investies et soucieuses de la qualité de vie au travail

Vous partagez nos valeurs (égalité femmes hommes, politique de maintien en emploi de personnes en situation de handicap, temps forts visant à accueillir les nouveaux.velles collaborateurs.trices et renforcer un sentiment d’appartenance…)

Vous êtes attentif.ve aux possibilités d’évolution professionnelle (mobilité interne favorisée, soutien à la montée en compétences, niveau de rémunération au plus près du marché du travail…)

Vous souhaitez travailler dans un cadre de vie permettant de concilier de manière équilibrée vie professionnelle et personnelle (horaires flexibles, télétravail, équipements professionnels adaptés…)

Et plus encore : accès à la formation, chèques vacances, tickets restaurants, participation au transport, association sportive interne...