Medewerker evenementen

Scouts en Gidsen Vlaanderen vzw is één van de grote jeugdbewegingen in Vlaanderen. Meer dan 89.000 leden gaan samen op verkenning en spelen een spel dat niet luchtledig is, in een vrije tijd die niet vrijblijvend is. Om de evenementen van vrijwilligers logistiek en procesmatig te ondersteunen, zoeken we een medewerker evenementen.

De dienst evenementen ondersteunt vrijwilligers in het organiseren van evenementen en neemt zelf een groot stuk op van de organisatie van onze twee grootste evenementen : herfstontmoeting en het groepsleidingscongres. Herfstontmoeting is het jaarlijks startweekend waar zo’n 4000 leiders en leidsters het jaarthema ontdekken en inspiratie halen om het werkjaar in hun groep in gang te trappen. Het groepsleidingscongres brengt om de drie jaar alle groepsleiding bij mekaar om richting te geven aan een aantal thema’s in onze jeugdbeweging.

Samen met je collega sta je in voor de ondersteuning van heel wat vrijwillige ploegen die samen grote (herfstontmoeting & groepsleidingscongres) en minder grote (Algemene Vergadering, Akabe Convent, …) evenementen organiseren :

Samen met de inhoudelijk verantwoordelijke (uit de pedagogische staf) en de stuurgroep (werkgroep van vrijwilligers) teken je het kader van de grote evenementen waarbinnen alle programmaonderdelen passen.

Je houdt een vinger aan de pols bij de ploegen, anticipeert en ondersteunt vrijwilligers om via hen de logistieke ondersteuning van het evenement te garanderen.

Je maakt afspraken met externe partners (van brandweer tot leveranciers en artiesten).

Je zorgt voor een correcte administratieve afhandeling : offertes, bestellingen, contracten, facturen, …

Tijdens het evenement volg je het goede verloop en zoek je ter plaatse naar oplossingen waar nodig.

Voor elk klein evenement wordt bekeken wie welke ondersteuning opneemt en wie aanspreekpunt is binnen de dienst.

Kortom, werken aan evenementen is een samenspel tussen werken met heel veel vrijwilligers én heel wat administratieve en praktische taken.

Ben jij het organisatorisch talent dat vrijwilligers kan bijstaan?

Je netwerkt graag en vlot en houdt makkelijk contact met heel wat vrijwilligers.

Je combineert administratief werk graag met veel contacten.

Je kan structuur aanbrengen en flexibel omspringen met veranderingen.

Je hecht waarde aan een duidelijke en vlotte communicatie, verantwoordelijkheidsbesef, engagement en een empathische aanpak.

Je bent enthousiast en werkt resultaatsgericht.

Ervaring in scouting is een pluspunt

Je kan vlot overweg met digitale tools

Wat mag je verwachten ?

We gaan voor een sterk profiel; je bent welkom met je eigen verhaal; helemaal zoals in scouting.

Een boeiende job, voortdurend in beweging, met een goede afwisseling tussen administratief werk en overleg met vrijwilligers.

• Je werkt voltijds of 80%. augustus is een absolute piekmaand en van april tot juni draait de voorbereiding van herfstontmoeting op volle toeren. De andere maanden kan je iets minder werken of vakantie nemen.

Je bent bereid 2 à 3 avondvergaderingen per maand bij te wonen. Sommige evenementen vragen ook weekendwerk.

Verloning volgens het barema A1 in de socio-culturele sector : voltijds startloon zonder ervaring voor is 2.786,52 euro. Relevante ervaring wordt in rekening genomen.

Hospitalisatieverzekering, maaltijdcheques, GSM, woonwerkvergoeding (openbaar vervoer wordt volledig terugbetaald, fietsvergoeding)