Medewerker evenementen

Als medewerker evenementen ben je binnen het Academisch Beheer van KU Leuven campus Antwerpen het centrale aanspreekpunt voor de organisatie van corporate evenementen. Dat betekent dat je verantwoordelijk bent voor de volledige organisatie van evenementen en / of voor specifieke deelaspecten daarvan, en dat je zorgt voor een vlotte coördinatie, uitvoering en praktische opvolging.

Kerntaken

1. Organisatie en coördinatie van evenementen

• Je neemt actief deel aan overlegmomenten en werkgroepen, en organiseert waar nodig coördinatievergaderingen tussen alle betrokkenen : collega’s, jobstudenten en / of vrijwilligers.
• Je zorgt voor een efficiënte administratieve voorbereiding en opvolging van elk evenement : van inschrijvingen en betalingen tot contracten met leveranciers, sponsors en artiesten.
• Je bent verantwoordelijk voor de volledige logistieke organisatie : reservatie van zalen, catering, audiovisuele ondersteuning, transport, briefings, opmaak van grondplannen, enz.
• Je bewaakt de projectbudgetten en stuurt bij waar nodig.
• Je bent tijdens het evenement aanwezig als eindverantwoordelijke en zorgt voor een vlekkeloze uitvoering.
• Je organiseert en leidt debriefings en evalueert de werking, met oog op een continue verbetering.
• Je stemt waar nodig af met de dienst publiekswerking, congressen en evenementen.

2. Communicatie en promotie

• In samenwerking met de dienst Marketing en Communicatie sta je in voor de interne en externe communicatie van je evenementen, zowel digitaal (social media, webpagina’s, nieuwsbrief, infoschermen) als in drukvorm.
• Je beheert, waar nodig, websites en sociale media verbonden aan de evenementen.
• Je onderhoudt en actualiseert relevante adressenbestanden in CRM en gebruikt die voor uitnodigingen, nieuwsbrieven en andere vormen van communicatie.

Bijkomende taken

Vanuit de expertise die je opbouwt als medewerker evenementen neem je ook volgende taken op :

1. Ondersteuning van permanente vormingsprogramma’s

• Je biedt administratieve en praktische ondersteuning bij de organisatie van vormingsactiviteiten.
• Je verzorgt communicatie naar deelnemers, verwerkt inschrijvingen en betalingen, en stelt deelnemerslijsten samen.
• Je organiseert de praktische kant van lesmomenten en lezingen.
• Je verzamelt en verwerkt statistische gegevens met het oog op rapportering en evaluatie.

2. Lokalenverhuur en ondersteuning van externe events

• Je behandelt aanvragen voor lokalenverhuur en beheert deze dossiers van begin tot eind : van analyse van de aanvraag tot reservatie en afstemming met de betrokken diensten.
• Je communiceert helder met klanten én interne betrokkenen over reservaties, wijzigingen en randvoorwaarden; je stemt de verhuuractiviteiten af op de eventkalender en coördineert wijzigingen.
• Je stelt kostenramingen en offertes op, en verzorgt de administratieve voorbereiding van de facturatie.

Het Academisch Beheer ondersteunt de strategische positionering van KU Leuven in de regio Antwerpen door - onder meer - de organisatie van regionale, faculteitsoverschrijdende evenementen. Als medewerker evenementen draag je daar actief aan bij.

• Wij bieden een boeiende, voltijdse functie van bepaalde duur (1 jaar) met reële kans op verlenging.
• Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie, dan start je in graad 5. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen, starten in graad 4.