Zakelijke en administratieve coördinator bij VRT Creative en Marketing

Wie zijn wij?

Bij Marketing bouwen we aan een futureproof portfolio van lovebrands. ​Vanuit de verbinding tussen creativiteit en commerciële inzichten willen we het bereik en de impact van onze content en onze merkenportfolio maximaliseren.​

VRT Creative  is het interne creatieve bureau van de VRT. Onze missie? Straffe verhalen vertellen over VRT-content en -merken. Communiceren met een blijvende impact. Maar toch trouw blijven aan de waarden van de openbare omroep.

De rol :

We zijn op zoek naar een zakelijke en administratieve coördinator om ons team te versterken. Je werkt nauw samen met de Manager van VRT Creative en de Marketing Manager. Door het uitvoeren en coördineren van de administratieve en zakelijke activiteiten draag je bij tot een vlotte en efficiënte werking van het team.

• Je volgt de budgetten op van VRT Creative en het Marketing team en dit zowel met de managers, de brand managers & marketing producers, accounts, producers als met de externe agencies & vaste partners. Je volgt de bestellingen op en valideert. Je verwerkt en volgt ook de terugbetaling van onkosten op die door de medewerkers zijn gemaakt.
• Je beheert de  bestaande pool aan extern talent  en volgt administratief de lopende contracten op. Je houdt een accuraat overzicht bij van alle lopende contracten en tarieven, signaleert wanneer er aanpassingen of contractvernieuwingen aankomen en je neemt de nodige initiatieven om dit proces op te starten en de jaarlijkse contractvernieuwingen uit te voeren.
• Je beheert de flow van  aanwerving van nieuwe talenten voor VRT Creative en Marketing  en volgt deze actief op vanaf de start van het aanwervingsproces tot en met de contractopmaak. Je maakt de vacaturetekst mee op, adviseert over de aanpak, je ondersteunt de contractonderhandelingen en maakt de contracten op. Je houdt het tempo er in en zorgt ervoor dat nieuwe vragen snel en adequaat worden opgevolgd.
• Je staat in voor een verscheidenheid aan administratieve en logistieke taken : Je plaatst onder andere de bestellingen van interim-medewerkers en freelancers in het systeem volgens de geldende procedures en volgt dit verder op. Je controleert of facturen en verwerking van uren overeenstemmen met gemaakte afspraken of overeenkomsten. Je beheert de administratie omtrent samenwerkingsovereenkomsten en contracten : opmaken, versturen, opvolgen, bijhouden van prestaties, … Je stuurt de administratieve medewerker(s) aan door het geven van duidelijke instructies, opvolgen en bijsturen van resultaten, …
• Je waakt er over dat het wettelijk kader met betrekking tot inzet van extern talent gerespecteerd wordt. Je neemt initiatief met het oog op een eenduidige en consistente aanpak op het vlak van extern talent binnen VRT Creative en Marketing en dit binnen het wettelijke kader en in samenwerking met de centrale inhuurdesk.
• Je bekijkt de huidige flows en processen mbt extern talent binnen VRT Creative en Marketing met een frisse blik en je werkt actief mee aan het optimaliseren van dit proces.
• Je waakt er over dat het wettelijk kader met betrekking tot de aankoopprocedures gerespecteerd wordt. Je neemt initiatief met het oog op een eenduidige en consistente aanpak op het vlak binnen VRT Creative en Marketing en dit binnen het wettelijke kader.

Wie zoeken we?

Een bruisende werkomgeving

Solliciteren?

Is jouw interesse geprikkeld en herken je jezelf in bovenstaand profiel? Solliciteer tem  21 / 07 / 2025  samen met je cv en motivatiebrief.

We kijken uit naar je sollicitatie!

VRT zet zich actief in om een inclusieve omgeving te voorzien voor alle werknemers. We zijn er als publieke omroep voor iedereen in Vlaanderen, daarom vinden we het belangrijk om in ons personeel ook de diversiteit te zien die onze samenleving rijk is. Iedereen verschillend, iedereen welkom!