Management Assistant (M / V / X)

DE SINGEL is een open en toegankelijke kunstinstelling in Antwerpen. In een uniek gebouw en op een veelzijdige kunstsite verbindt DE SINGEL gemeenschappen met kunstenaars en kunstpraktijken van overal ter wereld. DE SINGEL nodigt een breed publiek uit om muziek, theater, dans en architectuur te beleven in al hun verscheidenheid en om nieuwe, eigentijdse perspectieven te ontdekken.

Functieomschrijving

Als Management Assistant ondersteun je de algemeen directeur en het directiecomité bij hun dagelijkse werkzaamheden. Jij bent de rechterhand van de algemeen directeur op zowel organisatorisch als administratief vlak (ongeveer 50% van jouw tijd). Daarnaast bied je punctuele ondersteuning aan de andere leden van het directiecomité (ongeveer 50% van jouw tijd). Met jouw nauwkeurige manier van werken, administratief talent en organisatorisch inzicht speel je een cruciale rol in het soepel laten verlopen van de interne werking van onze organisatie. Je zorgt ervoor dat de directie optimaal wordt ondersteund en draagt bij aan de efficiëntie en professionaliteit van de organisatie.

Taken en verantwoordelijkheden

• Je organiseert vergaderingen en zorgt voor de voorbereiding van agendapunten. Je maakt verslagen en zorgt voor de uitvoering en opvolging van gemaakte actiepunten.
• Je beheert en bewaakt de agenda van de algemeen directeur en anticipeert hierbij op wisselende prioriteiten en dringende verzoeken. Je houdt rekening met praktische zaken zoals reistijd, reserveren van vluchten, hotels, vervoer, lunch etc…
• Je ondersteunt in algemene administratieve taken zoals bijvoorbeeld de facturatie, opmaak van rapporten, presentaties en documenten.
• Je beheert mee de inkomende telefoons, mails en post en anticipeert hierop met
• mogelijke antwoorden.
• Je volgde een opleiding tot management assistant of hebt gelijkwaardige ervaring.
• Je bent een krak in efficiënt plannen en organiseren.
• Je bent flexibel en positief ingesteld.
• Je kan gestructureerd en zelfstandig werken met oog voor detail en nauwkeurigheid.
• Je bent stressbestendig en kan prioriteiten stellen.
• Je bent betrouwbaar en discreet.
• Je communiceert vlot in het Nederlands en Engels, zowel geschreven als gesproken.
• Een goede kennis van het Frans is een pluspunt.

Uitvoering, Administratie, Facturering, Planning, Stressbestendigheid, Engelse taal, Frans, Management, Management, Nederlands, Boekingen