Deze vacature is niet beschikbaar in je land.

Business Analyst (m / v / x)

FedasilBrussels, BE

30+ dagen geleden

Salaris

€ 3.793,81 per maand

Functieomschrijving

Functie

Doel

De pijler Operationele strategie staat in voor de ontwikkeling van de dienst Aankomst op middellange en lange termijn aan de hand van analyse van de interne en externe factoren en vastlegging van de operationele strategieën om de doelstellingen te bereiken die zijn vastgelegd voor de 1ste opvangfase.

U maakt deel uit van een klein team en rapporteert rechtstreeks aan de verantwoordelijke van de dienst operationale strategie. U werkt transversaal samen met alle operationele diensten van de dienst Aankomst.

Context

Het Aanmeldcentrum (AMC) behoort tot het departement “Aankomst” en werd opgericht in december 2018 als het enige centrum waar de Verzoekers om Internationale Bescherming (VIB) zich kunnen aanmelden. De missie van het centrum is het identificeren van noden en het eerste onthaal van de VIB. Het aankomsttraject bestaat uit een kort verblijf inclusief materiële hulpverlening en identificatie van de belangrijkste noden van de verzoekers van de internationale bescherming (VIB) met als doel ze te kunnen laten doorstromen naar een opvangcentrum.

Het AMC bestaat uit twee operationele afdelingen : “Dispatching” en de afdeling “Ontvangst & Oriëntatie”.

De personeelsleden in de afdeling dispatching zorgen voor de eerste sociale en medische screening van de VIB met als doel de gepaste opvang in het aankomsttraject toe te wijzen.

De personeelsleden in de afdeling Ontvangst & Oriëntatie verzekeren de omkadering van de bewoners tijdens het eerste aankomsttraject (de eerste ontvangst). Deze opvang duurt in normale omstandigheden gemiddeld enkele dagen. Het centrum heeft hiervoor een capaciteit van 850 bewoners en bestaat uit 250 personeelsleden.

In de huidige situatie is er een tekort aan tweede fase opvangplaatsen waardoor de doorstroom van de VIB heel traag verloopt en het verblijf van de bewoners in het AMC gemiddeld twee maanden kan zijn. Dit vraagt aanpassingen en flexibiliteit in de aanpak van alle diensten

Inhoud

De Business analyst is verantwoordelijk voor 2 luiken, die samengebracht en geoptimaliseerd worden :

Luik 1 : Processen

U bent verantwoordelijk voor het uittekenen, analyseren en optimaliseren van transversale processen binnen de dienst Aankomst.
U brengt alle transversale processen in kaart binnen het Aanmeldcentrum; U maakt alle procedures up-to-date; en u zorgt ervoor dat ze beschikbaar zijn voor de verschillende gebruikers.
U analyseert de verschillende parcours van de begunstigden van het Aanmeldcentrum (flow) vanaf de dag van hun aankomst tot op de dag van vertrek.
Op basis van het mandaat van het Aanmeldcentrum, zoekt u uit wat de sterke en de zwakke punten zijn van de processen in het centrum, zowel vanuit het standpunt van de begunstigde als vanuit het standpunt van het centrum en het opvangnetwerk. U bepaalt de prioriteiten voor verbeterpunten, in overleg met het team van de centrumdirectie.
U stelt maatregelen voor op korte, middellange en lange termijn om de trajecten van de begunstigden (flow) te verbeteren. U leidt werkgroepen met medewerkers om oplossingen te vinden voor de knelpunten in het centrum.
U staat in voor de communicatie rond de veranderingen bij de betrokken diensten en neemt de opleidingen over de nieuwe procedures voor uw rekening.
U ontwerpt, ontwikkelt en implementeert nieuwe procedures, naar aanleiding van politieke of institutionele veranderingen alsook crisisprocedures.

Luik 2 : Resources

Op basis van cijfergegevens bent verantwoordelijk voor de voorspellende toewijzing en planning van de middelen (personen, financieel en materieel) om te beantwoorden aan de behoeften van het Aanmeldcentrum en de dienst Aankomst. U staat in voor een rationeel en efficiënt gebruik van de middelen om de strategische en operationele doelstellingen te behalen, in een wisselende context die afhangt van migratiestromen.

U bent verantwoordelijk voor het uitvoeren van een behoefte- en werklastanalyse en het opstellen van een personeelskader voor een 1e fasecentrum, in samenwerking met de HR dienst van de hoofdzetel.

U maakt een inventaris op van de bestaande ressources (HR, budget, ruimtes en lokalen, materiaal enz.) zowel intern als extern.

Op basis van het mandaat van het Aanmeldcentrum bepaalt u de sterktes en de zwaktes van het centrum inzake beschikbaarheid en flexibiliteit van de middelen.

U maakt een behoefteanalyse van een centrum van de eerste fase en de dienst Aankomst. U stelt de ontbrekende ressources vast. Op basis hiervan ontwikkelt u een actieplan en voert u dit uit; u monitort het actieplan en evalueert het.

U stelt verschillende mechanismen voor om de toewijzing van human ressources te optimaliseren, overeenkomstig de geldende regels (uurroosters, organisatie van de teams enz.)

U plant de activering of deactivering van bepaalde ressources op basis van voorspellende analyses.

U bepaalt de structurele behoeften en de crisisbehoeften en anticipeert op de keuze tussen beide, door bepaalde scenario's vast te leggen en de overgang van het ene naar het andere scenario.

U baseert zich op de directie en de team leaders om de specifieke aspecten van de eerste fase te integreren in het systeem voor personeelsbeheer (vacatures, functiebeschrijvingen, loopbaanbegeleidingstraject, onboarding, offboarding, uurregeling enz.)

U ondersteunt de versterking van het middle management en in het bijzonder de bepaling van zones van autonomie.

Tenslotte is het doel van de process & resource manager om processen en resources op elkaar af te stemmen en te optimaliseren. Dit in lijn met de organisatieprocedures van de hoofdzetel op vlak van HR, Financiën, logistiek, ICT & operationele richtlijnen.

U stelt aangepaste tools voor en volgt de ontwikkeling ervan op voor het beheer van de verschillende procedures.

U monitort de invoering ervan en evalueert hun efficiëntie en relevantie in de tijd.

U neemt deel aan multidisciplinair overleg en aan dienstvergaderingen.

U zorgt voor een optimale communicatie bij de verschillende gebruikers, zowel intern als extern.

Diploma en ervaring

U bent houder van een universitair diploma (Master / licentie)

U beschikt over relevante professionele ervaring op vlak van procesmodellering, business analyse en / of resource planning

U hebt een basiskennis personeelsplanning & -beheer

U heeft ervaring met processen voor budgetbeheer

U heeft ervaring met monitoring en evaluatie

Technische vaardigheden

Sterke organisatorische vaardigheden

In staat om op een coherente en operationele manier te anticiperen

Kennis van proces mapping tools

Noties projectbeheer

Perfecte kennis van het Officepakket

Zeer nauwgezet

Goede stressbestendigheid

Goede analytische vaardigheden en communicatievaardigheden om de behoeften van uw gesprekspartners te begrijpen.

Sterke voorstellen, zelfstandigheid

In staat om overkoepelend te werken aan strategische onderwerpen

Goede teamgeest, delen van meningen en ideeën

Betrokkenheid en ambitie om resultaten te behalen

Algemene vaardigheden

INFORMATIE INTEGREREN : Leggen van verbanden tussen verschillende gegevens, genereren van alternatieven en trekken van sluitende conclusies.

MEDERWERKERS MOTIVEREN : Erkennen van de kwaliteiten van de medewerkers, hen stimuleren in het nemen van initiatieven door hen verantwoordelijkheden toe te kennen en de eigen leiderschapsstijl aan hen aan te passen.

OBJECTIVEN BEHALEN : Beschikken over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op zich nemen voor de correctheid van ondernomen acties.

ADVISEREN : Advies geven aan zijn / haar gesprekspartners en een vertrouwensband met hen opbouwen op basis van zijn / haar expertise.

Troeven

Je hebt een goede kennis van de asielprocedure en het sociale netwerk.

Een goede mondelinge en schriftelijke kennis van het Frans en Nederlands (tweetalige werkomgeving Nederlands-frans)

Je hebt kennis van het Engels en andere vreemde talen.

Ervaring in de migratiesector of sociale sector is een troef.

Ons Aanbod

Type contract

Contract van onbepaalde duur

Voltijds (100%)

Je wordt tewerkgesteld volgens het uurrooster categorie A : Administratief uurrooster met vaste en variabele uren en prestaties van 7u36 per dag, van maandag tot vrijdag.

Er wordt een wervingsreserve aangelegd voor alle soorten arbeidscontracten voor een periode van 2 jaar. Deze wervingsreserve kan ook gebruikt worden voor andere Fedasil-centra.

Standplaats

Je hoofdstandplaats is het Aanmeldcentrum, Klein Kasteeltje te 9e Linielaan 27, 1000 Brussel

Occasioneel verplaatsingen naar andere sites in regio Brussel

Loon

U wordt aangeworven op het niveau A1 met de loonschaal die voor u van toepassing is. Het minimum maandsalaris bedraagt bruto € 3.793,81 (startsalaris zonder anciënniteit op basis van een voltijdse arbeidsovereenkomst, aan de huidige index). Dit bedrag kan variëren in functie van uw nuttig geachte beroepservaring. , Voordelen

26 vakantiedagen per jaar (direct bij indiensttreding en in verhouding tot de prestaties en het werkregime).

Gratis openbaar vervoer voor woon-werkverkeer.

Mogelijkheid tot fietsvergoeding voor woon-werkverkeer.

Maaltijdcheques en voordelige aanbiedingen met een Federale kortingskaart.

Voordelige hospitalisatieverzekering en diverse sociale voordelen.

Valorisatie van nuttige werkervaring.

Heel wat opleidingsmogelijkheden (te volgen tijdens de werkuren).

Aanvullend pensioen in de vorm van een groepsverzekering.