Personal Assistant of the Director – Stafmedewerker

Het VIB Centrum voor Hersenonderzoek bestaat uit 15 dynamische onderzoeksgroepen en expertise units met meer dan 300 onderzoekers die de werking van de hersenen en de oorzaken en mogelijke behandelingen van neurodegeneratieve aandoeningen bestuderen.Het Centrum staat onder leiding van de wetenschappelijk directeur prof. Patrik Verstreken die voor het dagdagelijkse bestuur wordt bijgestaan door de adjunct-directeur prof. Joris de Wit en de administratief directeur mevr. Hilde Govaert.In deze functie zal je de rechterhand van de wetenschappelijk directeur zijn en de liaison tussen de administratief en wetenschappelijk directeur. Je doet beleidsvoorbereidend werk en je zal nauw betrokken zijn bij het beleid van het Center en bij de algemene werking van de onderzoeksgroep van de wetenschappelijk directeur. TaakomschrijvingJouw opdracht bestaat uit 2 luiken : Ondersteuning van de departementale directieJe bent de administratieve rechterhand voor de wetenschappelijk directeur en vervult een beleidsondersteunende rol. Dit houdt in dat je onder meer verantwoordelijk zal zijn voor volgende taken : Je bereidt samen met de directie de maandelijkse vergaderingen voor groepsleiders voor, stelt de verslagen op en zorgt in nauwe samenwerking met de administratief directeur voor de follow-up en implementatie van de beslissingen en aanbevelingen van de groepsleiders. Je zal worden ingeschakeld bij de voorbereiding en ontvangst van wetenschappelijke advies- en evaluatieraden van het Center. Je verzorgt de communicatie met de panelleden, verzamelt en bundelt informatie van de groepsleiders en verzorgt de volledige logistieke ondersteuning van de site-visits.  Je ondersteunt, organiseert en coördineert allerhande sociale activiteiten, zoals de jaarlijkse Wetenschapsdag en retraite van de groepsleiders. Je verzorgt de interne communicatie van het Center, onder andere via het samenstellen van nieuwsbrieven.Ondersteuning van de directeur en zijn onderzoeksgroepJe beheert de agenda van de wetenschappelijk directeur, boekt afspraken en verzorgt de gerelateerde communicatie. Je beantwoordt correspondentie allerhande.Je organiseert de travel / business trips van de wetenschappelijk directeur. Je bent verantwoordelijk voor de praktische en logistieke organisatie van bezoeken en lezingen door internationaal toonaangevende onderzoekers. Je verzorgt de communicatie met de gastsprekers en bereidt hun programma voor. Je neemt een brede waaier van administratieve taken op zoals reviewen van teksten en verzorgen van layout in diverse documenten en brieven, verzamelen van gegevens allerhande voor rapporteringen, ... Je coördineert het aanwervingsproces van nieuwe medewerkers voor het onderzoeksteam en hun vlotte integratie in het laboratorium en het Center. ProfielJe beschikt over een master diploma of bezit gelijkwaardige competenties door ervaring. Onze ideale kandidaat heeft minimum 5 jaar ervaring in een gelijkaardige functie. Je werkt efficiënt en zeer nauwkeurig en hebt een uitgebreide kennis van het hele Office-pakket. Je bent sterk in organiseren, beheren en structureren van informatie. Je bent pro-actief en zelfstandig, en tegelijkertijd een sterke teamspeler. Je neemt initiatief om de dingen vooruit te laten gaan en om beslissingen te implementeren. Je bent positief ingesteld en stressbestendig. Je bent flexibel en kan je vlot aanpassen aan wijzigende input of omstandigheden. Je bent loyaal en discreet. Je bent vlot Nederlands- en Engelstalig, zowel in spreken als in schrijven. Je beschikt over uitstekende relationele en communicatieve vaardigheden.Wij biedenEen gevarieerde en boeiende job in een internationale academische onderzoeksomgeving. Een voltijdse tewerkstelling van onbepaalde duur met marktconform salaris met diverse bijkomende voordelen. Startdatum : de positie is onmiddellijk beschikbaar. Hoe solliciterenMotivated candidates are asked to apply online. A detailed CV and a motivation letter should be uploaded as attachments to your application.VIB’s research teams have an international character (40 different nationalities in our Center), therefore we ask to apply in English.Van zodra een geschikte kandidaat wordt gevonden, zal de positie worden ingevuld. Voor meer informatie m.b.t. deze job kunt u mailen naar mevrouw Hilde Govaert .Verdere informatie over het onderzoekscentrum en de verschillende labo’s is terug te vinden via https : / / cbd.sites.vib.be Interesse in een virtueel bezoek? Bezoek ons dan via https : / / 360.cbd.vib.be