Medewerker evenementen

Scouts en Gidsen Vlaanderen vzw is één van de grote jeugdbewegingen in Vlaanderen. Meer dan 89.000 leden gaan samen op verkenning en spelen een spel dat niet luchtledig is, in een vrije tijd die niet vrijblijvend is. Om de evenementen van vrijwilligers logistiek en procesmatig te ondersteunen, zoeken we een medewerker evenementen.

De dienst evenementen ondersteunt vrijwilligers in het organiseren van evenementen en neemt zelf een groot stuk op van de organisatie van onze twee grootste evenementen : herfstontmoeting en het groepsleidingscongres. Herfstontmoeting is het jaarlijks startweekend waar zo'n 4000 leiders en leidsters het jaarthema ontdekken en inspiratie halen om het werkjaar in hun groep in gang te trappen. Het groepsleidingscongres brengt om de drie jaar alle groepsleiding bij mekaar om richting te geven aan een aantal thema's in onze jeugdbeweging.

Samen met je collega sta je in voor de ondersteuning van heel wat vrijwillige ploegen die samen grote (herfstontmoeting & groepsleidingscongres) en minder grote (Algemene Vergadering, Akabe Convent, …) evenementen organiseren :

• Samen met de inhoudelijk verantwoordelijke (uit de pedagogische staf) en de stuurgroep (werkgroep van vrijwilligers) teken je het kader van de grote evenementen waarbinnen alle programmaonderdelen passen.
• Je houdt een vinger aan de pols bij de ploegen, anticipeert en ondersteunt vrijwilligers om via hen de logistieke ondersteuning van het evenement te garanderen.
• Je maakt afspraken met externe partners (van brandweer tot leveranciers en artiesten).
• Je zorgt voor een correcte administratieve afhandeling : offertes, bestellingen, contracten, facturen, …
• Tijdens het evenement volg je het goede verloop en zoek je ter plaatse naar oplossingen waar nodig.

Voor elk klein evenement wordt bekeken wie welke ondersteuning opneemt en wie aanspreekpunt is binnen de dienst.

Kortom, werken aan evenementen is een samenspel tussen werken met heel veel vrijwilligers én heel wat administratieve en praktische taken.

Ben jij het organisatorisch talent dat vrijwilligers kan bijstaan?

Administratie, Communicatie, Stuurgroep, Logistieke sector, Tekenen, Engagement