Als dossierbeheerder
Dossiers analyseren en / of controleren volgens de geldende regelgeving of procedures
om een besluit te trekken op basis van alle elementen en te garanderen dat een
beslissing wordt genomen of dat het dossier wordt afgewerkt.
- De behandelde dossiers controleren
- Nagaan of de informatie in het dossier volledig en correct is
- Informatie opzoeken in verschillende bestanden
- Informatie of verduidelijkingen inwinnen bij verschillende bronnen
- Het dossier of informatie dat verband houdt met het dossier ontvangen
- In samenwerking met het diensthoofd en de sectiechefs instaan voor een gestructureerde en
geactualiseerde PLIF-catalogus
Als plannningsdeskundige
De uitvoering van taken, activiteiten, technische procedures coördineren om het
praktische verloop van de activiteiten te verzekeren.
De binnenkomende post of mails beherenHelpen bij de praktische organisatie van onthaalfunctionaliteit, evenementen, colloquia, activiteiten, vergaderingen, opleidingenFaxen, emails en brieven versturen voor de dienst of het diensthoofd PLIFKopieën maken en documentatiedossiers samenstellenVergaderingen plannen, uitnodigingen versturen en de zaal reserverenHet logistieke materiaal voor de dienst reserveren of voorzienDe dagelijkse werking van het invalspunt PLIF organiseren en de mogelijke knelpunten aanwijzen en voorleggen aan het diensthoofd PLIFAls administratieve ondersteuning
Administratieve en / of organisatorische taken en activiteiten verrichten volgens de
geldende procedures om het optimale verloop van de activiteiten van de entiteit te
waarborgen en / of om de nodige documenten te beschikking te stellen.
Administratieve documenten opstellen, aanpassen en / of controleren en vervolgens archiveren volgens de geldende procedures of regelsDossiers samenstellen en administratief beheren en opvolgenIn het kader van interne vergaderingen de agenda beheren, opvolgen en notulerenGestandaardiseerde en gepersonaliseerde brieven en nota's opstellen voor de PLIF-dienstDe vormgeving van documenten verzorgenZorgen voor dat de collega's, partners of klanten op het overeengekomen tijdstip over de nodige documenten beschikkenAls contactpersoon
Antwoorden op de vragen van de interne of externe klanten en de complexe vragen
aan de gespecialiseerde personen of diensten doorgeven om de klanten te helpen bij
het zoeken naar een antwoord op hun vraag.
De nodige documenten / brochures / inlichtingen aan de personen bezorgen (bvb. Catalogus PLIF)De klanten doorverwijzen naar de bevoegde personen / dienstenVoor interne of externe klanten opzoekingen doen in de gegevensbanken of archievenTelefonisch of via mail antwoorden op de verzoeken van interne of externe klantenAls gegevensbeheerder
Relevante informatie voor de organisatie klasseren en / of gegevens invoeren in
gegevensbanken om gestructureerde informatie ter beschikking te stellen van de
organisatie.
Dossiers, documenten of andere relevante informatie voor de dienst ordenen en rangschikken volgens de procedures of regels (RIO, …)Op basis van de gegevensbank rapporten en lijsten makenGegevens ordenen en toekennen aan de categorieën van het computerbestand of de gegevensbankDe gegevensbank up-to-date houden door nieuwe of gewijzigde gegevens op de overeengekomen tijdstippen in te voeren.De toegankelijkheid van de classificatie verhogen (etiketten, inhoudsopgave, structuur van de dossiers ...)Als Helpdesk
Technische inlichtingen en antwoorden verstrekken aan de personeelsleden /
klanten / gebruikers om hen een gepaste oplossing voor hun vragen en problemen te
geven.
Het probleem bepalen in de situatie die de verzoeker uiteenzetInlichtingen die overeenkomen met een veel voorkomende situatie verstrekkenDe verzoeken gesynthetiseerd doorsturen naar de technische deskundige.