Deze vacature is niet beschikbaar in je land.

Administratief en financieel medewerker - Leuven

KU LeuvenLeuven, BE

1 dag geleden

Functieomschrijving

Je hebt bij voorkeur een bachelor diploma in een financiële of administratieve richting, of je bent gelijkwaardig door ervaring.

Je hebt bij voorkeur reeds financiële werkervaring.

Je werkt nauwkeurig, efficiënt en resultaatgericht.

Je bent flexibel en je kan je snel inwerken in een nieuwe materie.

Je ben stressbestendig en kan werken met stikte deadlines voor rapportering.

Je bent collegiaal, hebt een probleemoplossend vermogen en een klantgerichte houding.

Je bent communicatief ingesteld naar collega’s en durft problemen aan te kaarten.

Je bent een teamspeler die ook zelfstandig kan werken.

Je kan je vlot uitdrukken (mondeling en schriftelijk) in het Nederlands en het Engels.

Je kan vlot werken met MS Office pakketten (Word, Excel, PowerPoint,…).

Ervaring met SAP is een pluspunt.

Je bent verantwoordelijk voor de opvolging en verwerking van administratieve en financiële verrichtingen.Als geaccrediteerde financiële antenne treed je op als specialist ter zake :

Je staat in voor de verwerking van alle financiële verrichtingen en zorgt voor het aanmaken van onder andere verkoopfacturen. Je plaatst bestellingen en zorgt voor een correcte en tijdige afhandeling van leveranciersfacturen en beroepskosten.
Je bent het aanspreekpunt voor interne medewerkers voor vragen over de verwerking van de financiële stromen. Je volgt hierbij de procedures en regelgeving van de KU Leuven en vraagt, indien nodig, informatie op bij andere diensten en collega’s.
Je staat in voor de basisprojectopvolging en zorgt hierbij onder andere voor de periodieke opvolging en controle van de werkings- en personeelsbudgetten, de nodige aanstellingen, herfinancieringen, alsook de ondersteuning in de tussentijdse en eindrapportering. Je neem proactief actie om personeelsaanstellingen, -verlengingen en -herfinancieringen tijdig op te starten, rekening houdende met gebruikelijke doorlooptijden bij specifieke statuten.
Als HR ondersteuner geef je advies over de modaliteiten van de aanstelling, verlenging en herfinanciering van personeelsdossiers, en je verwijst gericht door indien nodig.

Daarnaast ondersteun je de professoren bij de dagelijkse werking. Je zorgt hierbij onder andere voor het inplannen van vergaderingen, het organiseren van dienstreizen, workshops en congressen.Ten slotte ondersteun je als onthaalmedewerker de dagelijkse secretariaatswerking. Je bent in deze rol flexibel en zorgt samen met je collega's dat de dagelijkse permanentie van het secretariaat verzekerd is.

Je werkt nauw samen met je collega’s en je zorgt mee voor de back-up en front-office regeling van het secretariaat.
Je bent het aanspreekpunt voor medewerkers, leveranciers, bezoekers, studenten en technici en verschaft hen de gevraagde informatie en ondersteuning.
Je zorgt voor logistieke ondersteuning bij onder andere ontvangst en verdeling van leveringen, uitgaande zendingen, postverdeling, catering bij vergaderingen, lokalenreserveringen, …
Je ondersteunt de gebouwencoördinator bij de uitvoering van gebouwgerelateerde opdrachten.

Bovenop de beschreven taken kunnen er, afhankelijk van je profiel en ervaring, bijkomende taken en verantwoordelijkheden in het takenpakket geïntegreerd worden, zoals het formuleren van voorstellen voor de optimale inzet van projectmiddelen, proactieve opvolging en volledige afhandeling van personeelsdossiers, rapportering en optimalisatie van personeelskredieten. De functiehouder vervult hier een duidelijke signaalfunctie : dit vereist een diepgaande kennis van de mogelijkheden en beperkingen van de financieringsbronnen en van de financiële regelgeving.KU Leuven is een dynamische en ambitieuze universiteit die internationaal tot de top behoort inzake kwaliteitsvol onderwijs, onderzoek en innovatie. Dagelijks werken meer dan 14.000 collega’s met meer dan 100 nationaliteiten samen aan het waarmaken van onze ambities. Het departement Biosystemen (BIOSYST) maakt deel uit van de Groep Wetenschap & Technologie van de KU Leuven. Het departement is een multidisciplinaire groep van wetenschappers die hun wetenschappelijke kennis en technische vaardigheden gebruiken in fundamenteel en toegepast onderzoek op Biosystemen.Voor het secretariaat van De Croylaan 42 te Heverlee zijn we op zoek naar een gedreven en dynamische medewerker.We bieden je een deeltijdse functie van 80% of 100% voor bepaalde duur van 1 jaar in een innovatieve omgeving met internationale uitstraling, waar je kansen krijgt om je talenten en vaardigheden verder te ontwikkelen. Na een positieve evaluatie wordt het contract omgezet naar onbepaalde duur.Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie dan start je in graad 4. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen starten in graad 3. Graad 5 is uitzonderlijk weggelegd voor kandidaten die reeds van bij de start, omwille van doorgedreven kennis en ervaring, extra verantwoordelijkheden kunnen opnemen.Deze functie omvat een gevarieerd takenpakket in een collegiale werksfeer. Je zal opgeleid worden tot geaccrediteerde financiële antenne.Daarnaast biedt KU Leuven heel wat extralegale voordelen zoals hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, bijkomende verlofdagen, gunstige tarieven bij het openbaar vervoer, een bedrijfsfiets, …