Office Manager & MA

Voor haar verdere groei is Tender Law op zoek naar een Office Manager die tevens fungeert als Management Assistant (MA)

Tender Law is een dynamisch en sterk groeiend, tweetalig advies- en advocatenkantoor met focus op overheidscontracten en met kantoren in Brussel en Brugge. Het kantoor startte in 2020 en groeide reeds uit tot een kantoor met ca. 10 mensen en met een almaar uitbreidend cliënteel, gaande van nationale en internationale ondernemingen tot diverse overheidsdiensten.

De taken binnen deze voltijdse functie hebben betrekking op :

ð Management Assistant (MA)

Rechterhand en vertrouwenspersoon van de zaakvoerder

Leidende rol in diverse processen in nauw overleg met de zaakvoerder, zoals facturatie, planning, HR-activiteiten (bv. organisatie van jaarlijkse team-building of andere cliënten- of teamevents; bv. onthaal nieuwe medewerkers; bv. aankoop van geschenken voor medewerkers ter gelegenheid van Sinterklaas, Kerst, …)

Ontzorging wat betreft diverse praktische taken van de zaakvoerder

ð Office Management

Verder uitbouwen van het kantoorbeheer in de brede zin, daarin gesteund door de andere medewerkers

Agendabeheer

Facility management, w.o. opvolging van cont(r)acten met leveranciers voor kantoor Brussel en Brugge (bv. contacten met verhuurders, nutsbeheerders, poetsfirma's, ruitenwassers, klusjesmannen, …)

Beheer van diverse bestellingen en nazicht van de voorraden

E-mails, briefwisseling en telefoongesprekken behandelen of doorschakelen

Opvolging van informatiebeheer, in samenspraak met de medewerkers (bv. beheer van databanken, beheer van de digitale en papieren bibliotheek, aankoop van nieuwe boeken, etc.)

ð Ondersteuning inzake BD, ter ondersteuning van de BD-Manager en / of de Professional Support Lawyer

Hulp bij de redactie van offertes

Voorbereiding van job- en handelsbeurzen, incl. aanwezigheid op deze beurzen

Marketingactiviteiten

Dynamisch, gezonde ambitie en ondernemingsgezind

Nauwkeurig en creatief

Georganiseerd

Sociale en enthousiaste persoonlijkheid met de voetjes op de grond

Hands-on mentaliteit, stressbestendig en discreet

Goed in gesproken en geschreven woord (Nederlands en Frans en / of Engels)

Bij voorkeur minstens 1 jaar ervaring in een administratieve of ondersteunende functie

Onthaal, Facturering, Planning, Fusies & overnames, Management, Facility Management, Bibliotheek, Agendabeheer, Handelsbeurs, Administratie, Stressbestendigheid, Engelse taal, Frans, Ambitie, Nederlands, Teambuilding, Office-Management