Marketing Operations / Admin coördinator

Als Marketing Operations / Admin Coördinator binnen het Marketing Operations team ben je de onmisbare schakel die zorgt voor structuur, opvolging en ondersteuning van uiteenlopende administratieve en operationele processen. Je helpt onze interne werking vlot te laten verlopen en biedt ondersteuning op het vlak van aankoop, planning, facturatie en communicatie. Dankzij jouw overzicht, nauwkeurigheid en oplossingsgerichte aanpak zorg je mee voor een efficiënte werking van het team.

Jouw rol en verantwoordelijkheden :

Je denkt mee na over hoe de administratieve processen efficiënter kunnen verlopen, signaleert verbeterpunten en neemt initiatief om zaken te stroomlijnen. Jouw bijdrage is niet alleen ondersteunend : je bouwt ook actief mee aan de communicatie naar onze interne klanten en stakeholders, en helpt het portfolio van Marketing Operations intern verder zichtbaar maken.

Communicatie & stakeholderwerking (30%)

Meedenken en Meewerken aan de uitbouw van een communicatieplan richting interne stakeholders en teams

Uitwerken van salespresentaties en interne slides voor accountmanagers en andere collega’s

Voorbereiden van presentaties en visuele ondersteuning voor teammeetings, project updates of leadership-overleg

Vergaderstructuur & documentatie (25%)

Agendabeheer en verslaggeving voor MO Leadership Weekly en andere vaste teammeetings

Beheer van de ecom & marekting Core Team meeting : agendabeheer, notuleren, opvolgen en coördineren van next steps

Coördinatie van de maandelijkse E-commerce & Marketing Team Meeting : agenda opstellen in overleg, input verzamelen, opvolging van acties

Ondersteuning bij het documenteren en structureren van administratieve kernprocessen binnen Marketing Operations

Project- en taakbeheer (20%)

Opvolgen en overzetten van aanvragen uit ServiceNow en mailboxen naar Wrike

Verplaatsen en opvolgen van deadlines in Wrike

Aankoop en budgetopvolging (10%)

Ingeven en opvolgen van bestelbonnen (via Medius)

Goederenrecepties beheren op vraag van boekhouding

Maandelijkse verwerking van de visakaartuitgaven : facturen opzoeken, vergelijken, correct toewijzen en opladen

Aanvullen van de budgetfile ter ondersteuning van de financiële opvolging

Operationeel beheer van externe partijen (5%)

Printbeheer en logistiek

Operationele coördinatie van selected partners (projecten opvolgen, etc)

Opvolgen van printaanvragen via de print.request mailbox

Aanvragen van offertes, plaatsen en opvolgen van bestellingen

Verdeling van drukwerk bij levering en administratieve afhandeling

Aankoopbeheer & stocklijsten (5%)

Beheren van aankoopvragen : prijzen opvolgen, backorders checken, LT-aanvragen behandelen

Up-to-date houden van cataloguslijsten (in overleg met magazijn)

Tijdelijke back-ups (5%)

Back-up voorzien voor planner (resourceplanning)

Back-up voor mailbox translations & XTM-toolbeheer

Profiel

Je haalt energie uit administratieve ondersteuning en structuur brengen in complexe werkomgevingen

Je bent digitaal vaardig en kan snel werken met tools als Wrike, ServiceNow, Medius, Excel, XTM...

Je bent nauwkeurig, georganiseerd en weet goed prioriteiten te stellen

Je hebt een proactieve mindset en kan zelfstandig werken, maar ook goed samenwerken

Je bent flexibel inzetbaar en leert snel bij

Je speelt een actieve rol in onze communicatie naar interne stakeholders : je helpt mee het communicatiestrategieplan uit te bouwen, werkt salespresentaties uit voor onze accountmanagers, maakt slides voor interne meetings en vertaalt onze successen naar heldere, visueel sterke boodschappen die het teamverhaal versterken

Pluspunten

Ervaring met budgetbeheer of aankoopprocedures

Kennis van workflows of systemen binnen grotere internationale organisaties

Interesse in procesoptimalisatie en automatisering

Ervaring & interesse in communicatie in het breedste van het woord

Wij bieden

Een aantrekkelijk salarispakket met o.a. maaltijdcheques en verzekeringen.

Flexibele werktijden en aandacht voor een goede work-life balance.

20 betaalde vakantiedagen, met daarbovenop 12 ADV-dagen.

Een goed bereikbare, filevrije werkomgeving.

Een warme, open werksfeer waar mensen centraal staan.

Een aanstekelijke ‘We Are One’-mentaliteit.

Aandacht voor je fysieke en mentale gezondheid.

Middagpauzes en sportfaciliteiten in TVH Park, de groenzone van TVH.

Gezonde warme maaltijden en gratis fruit.

Toegang tot LinkedIn Learning en andere trainingen.

Leuke afterworks en andere gezellige events (bv. TVH Kaffee).

Mensen liggen ons nauw aan het hart

TVH is een wereldwijd bedrijf met een familiale sfeer, waar mensen centraal staan. We hechten waarde aan duidelijkheid, wederzijds respect, vriendelijkheid en open communicatie. Onze mensen zijn nuchter, gemakkelijk om mee om te gaan en mee samen te werken. We verwelkomen diversiteit en juichen nieuwe ideeën toe.

Over TVH

TVH is een gespecialiseerde leverancier van hoogwaardige onderdelen en accessoires voor material handling, industriële voertuigen en bouw- en landbouwmachines. Werken bij TVH is kiezen voor een bedrijf dat uitblinkt als internationale marktleider en bekend staat om zijn onstuitbare drang naar innovatie.