Assistant Administratif Services Techniques (H / F - CDI)

Function

En tant qu’Assistant.e Administratif.ve, v ous apportez un appui administratif essentiel aux services techniques en assurant la fluidité des processus d’achat, des commandes, de gestion documentaire et de coordination avec les prestataires / services de l’entreprise. Vous contribuez activement au bon fonctionnement opérationnel du département.

Plus précisément, vous :

• Assurez le suivi des demandes d’achat (matériel, chantier, fournitures, consultances) dans le système ERP (SAP), et ce, conformément aux procédures d’achat : réception, prise d’informations auprès des demandeurs, demandes de prix auprès des fournisseurs, encodage, contrôle du processus électronique d’approbation, réception du matériel et des prestations ;
• Traitez les réclamations liées aux commandes d’achat ;
• Suivez et contrôlez les factures sur base des bons de commande et fournissez les explications au service Finances le cas échéant ;
• Assurez, en collaboration avec les différents responsables des services techniques, le suivi budgétaire des contrats de maintenance pour les prestataires extérieurs ;
• Assurez, dans les délais, les démarches administratives nécessaires à l’obtention de l’accès au site / attestation / habilitation de sécurité des prestataires externes : préparation et contrôle des documents destinés au service RH, explications sur les obligations légales aux prestataires externes, collaboration et suivi avec les services concernés ;
• Assurez des tâches de secrétariat et de coordination pour les services techniques : organisation des réunions, rédaction de rapports si nécessaire, support à l’organisation de formations, organisation et tenue de l’archivage ;
• Réalisez du reporting et des statistiques à la demande de la hiérarchie ;
• Gérez le changement des dosimètres légaux pour le service technique.

Vous rapportez au Responsable des Services Techniques.

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