Financieel, HR en communicatiemedewerker

Je functie heeft vier luiken : HR en financiële taken, office management en interne / externe communicatie. Hoewel eerder opgebouwde ervaring in deze domeinen een grote meerwaarde is, is er een opleidingstraject voorzien binnen KU Leuven voor de HR en financiële taken. Bij het uitoefenen van je functie kan je steeds terugvallen op de departementaal beheerder, administratief-financieel-HR-medewerkers van andere departementen, en de ondersteunende diensten van KU Leuven.

HR en financiële taken :

• Je bent het aanspreekpunt voor interne medewerkers voor vragen over de procedures en werking van HR processen en financiële mogelijkheden. Je volgt hierbij de procedures en regelgeving van KU Leuven en vraagt, indien nodig, informatie op bij andere diensten en collega’s.
• Je staat in voor de verwerking van financiële verrichtingen van de onderzoeksgroepen binnen het departement en zorgt voor het aanmaken van onder andere bestelbonnen en verkoopfacturen. Je plaatst bestellingen en zorgt voor een correcte en tijdige afhandeling van leveranciersfacturen en beroepskosten, en dit op een autonome en proactieve wijze.
• Je zorgt jaarlijks voor de berekening, het innen en het opvolgen van onderwijs / opleidinginschrijvingsgelden.
• Je ondersteunt de departementaal beheerder bij het onboarden van nieuwe leden van het departement en de administratieve verwerking die daaraan vooraf gaat.

Office management :

• Je bent een contactpersoon voor zowel medewerkers van KU Leuven als UZ Leuven (bv. het Secretariaat Tandheelkunde van de UZ Leuven Dienst Tandheelkunde) en draagt bij aan een open en welkome omgeving.
• Je ondersteunt de leden van het departement bij de dagelijkse werking van het departement en je staat samen met je collega’s van de onderzoeksgroepen in voor de ontvangst van bezoekers, studenten en leveranciers.
• Je beheert de toegangen tot gebouwen en lokalen van (nieuw) personeel.
• Je ondersteunt de verwerking van publicaties in Lirias, het KU Leuven e-portaal voor publicaties van wetenschappelijke teksten.

Interne en externe communicatie :

• Je herschrijft nieuwsberichten en ander inhoudelijk materiaal in functie van het departement en dit in lijn met het interne en externe communicatiebeleid van het departement.
• Je zorgt voor het bijwerken van de departementale nieuwskanalen (voorlopig : de externe en interne websites, en de LinkedIn pagina van het departement)

Bij KU Leuven, in de Groep Biomedische Wetenschappen, werk je samen met gedreven teams aan baanbrekend onderzoek en onderwijs in de medische en gezondheidswetenschappen. Je komt terecht in een innovatieve omgeving met state-of-the-art faciliteiten, waar onderzoekers, docenten en clinici samen het verschil maken voor de toekomst. De Groep is opgedeeld in 14 departementen en voor het Departement Mondgezondheidwetenschappen zijn we op zoek naar een administratief medewerker. Het Departement Mondgezondheidswetenschappen is een toonaangevend centrum voor onderzoek en onderwijs op het gebied van tandheelkunde en orale gezondheidszorg en werkt nauw samen met UZ Leuven. Door hoogstaand academisch onderzoek, onderwijs en klinische praktijken te combineren, biedt het departement een enorm stimulerende omgeving voor onderzoekers, docenten en studenten. Met zo’n 100 leden – van professoren en onderzoekers tot administratief en onderwijzend personeel – werken we aan de tandheelkunde van morgen. Voor de ondersteuning van de dagdagelijkse werking van het departement zijn we op zoek naar een enthousiaste, gedreven en klantgerichte allround medewerker. Vind jij het leuk je te verdiepen in de financiële processen, mensen te hulp te staan en tegelijkertijd op een creatieve en toegankelijke manier de communicatie van het departement in te vullen? Stel je dan zeker kandidaat!

Wij beogen een deeltijds aanstelling (50%) met een contract van bepaalde duur (1 jaar), met mogelijkheid tot verlenging of over te schakelen naar onbepaalde duur. Je kan meteen starten en zal terechtkomen in een boeiende en dynamische werkomgeving. Je werkt nauw samen met de departementaal beheerder, je leidinggevende, en kan mogelijk samen je takenpakket op basis van jouw interesses, talenten en noden van het departement verder vormgeven. Jouw input en perspectief zullen steeds gewaardeerd worden.

Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie, dan start je in graad 5. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen, starten in graad 4.

KU Leuven biedt heel wat extralegale voordelen zoals een hospitalisatieverzekering, groepsverzekering en een aantrekkelijke verlofregeling. Je woon-werkverplaatsingen met het openbaar vervoer worden volledig terugbetaald en je kan ook een fietsvergoeding ontvangen als je je woon-werkverplaatsingen geheel of gedeeltelijk met de fiets aflegt.