Functie
Wij zijn op zoek naar een enthousiaste Office Assistant Port Operations !
Vanuit jouw rol als Office Assistant Port Operations ben je het centrale aanspreekpunt voor jouw collega's binnen Port Operations en sta je in voor de administratieve ondersteuning en opvolging voor heel wat uiteenlopende vragen. Met jouw proactieve houding en oog voor detail draag je bij aan een efficiënte werking van het team.
Een deel van jouw werkzaamheden zijn :
Administratieve ondersteuning
- Je fungeert als aanspreekpunt voor de collega's binnen de afdeling Port Operations (havenkapitein, POCC, …) en staat in voor de administratieve opvolging en ondersteuning bij diverse vragen
- Je staat in voor het tijdig en adequaat aanvragen alsook verwerken van belangrijke documenten, o.a. havenkaarten / legitimatiebewijzen, certificaten, etc.
- Je zorgt voor de nodige financiële administratie, je maakt bestelbonnen op en verwerkt aanvragen rond facturatie in het ERP-systeem
- Je zorgt voor de nodige informatie- en kennisborging alsook voor het correct archiveren van alle nodige documenten
Operationele ondersteuning
Je coördineert het administratieve proces in functie van ligplaatsen voor passagiersschepen en cruiseschepen (toelating- en reserveringsaanvragen behandelen, contacteren van rederijen, facturatie opvolgen)Je voorziet in de nodige communicatie en opvolging bij incidenten of overtredingenPlannen & organiseren
Je bent verantwoordelijk voor het plannen en organiseren van meetings / vergaderingen met interne en externe stakeholders, zowel op inhoudelijk (agenda voorbereiden, documenten opvragen, notuleren en verslaggeving) als praktisch vlak (vergaderzaal boeken, catering voorzien)In overleg met de collega's ondersteun je op vlak van hun agendabeheerOverige administratieve ondersteuning
Organisatie details
Welkom bij North Sea Port, de meest veelzijdige haven van Europa . Een haven die altijd in beweging is. We dragen actief bij aan de groei en ontwikkeling van onze regio, en de veiligheid binnen ons havengebied - en we doen dat met de blik vooruit. Hoe we dat doen? Door grenzen te verleggen.
Kandidaat
Je beschikt over een bachelor in een office management richtingJe hebt minstens 3 jaar ervaring in een gelijkaardige rolAffiniteit met het maritieme landschap is een meerwaarde maar geen mustJe bent vertrouwd met Office 365 en andere digitale toolsVanuit een klantgerichte houding streef je kwalitatief werk na en weet je de juiste prioriteiten te bepalenJe bent zeer nauwkeurig en zorgt ervoor dat taken tijdig worden verwerktJe bent communicatief sterk en je weet je - zowel mondeling als schriftelijk - vlot uit te drukken in het Nederlands en het EngelsJe kunt zowel zelfstandig als in teamverband samenwerken met in- en externe stakeholdersJe bent flexibel in jouw werkaanpak en weet adequaat om te gaan met veranderende omstandighedenAanbod
Een marktconform en aantrekkelijk salarispakket, passend bij je opleiding en ervaring.Het betreft een fulltime functie.Je werkt hoofdzakelijk vanuit Gent maar bent bereid om ook te werken op de andere mooie locaties van North Sea Port.