Administratief en financieel medewerker - Leuven

De functie bestaat uit 2 deelopdrachten waarvan één opdracht gelinkt is aan de administratieve ondersteuning van de instituten hub (60%) en de andere aan de ondersteuning van het team Jong Talent (40%).De instituten hub, opgericht in de schoot van de dienst onderzoekscoördinatie, staat in voor de administratieve ondersteuning van de KU Leuven instituten waarbij diverse taken over de verschillende instituten heen worden geclusterd. Concrete opdrachten binnen de instituten hub omvatten :

• Als financiële antenne sta je in voor de verwerking van financiële verrichtingen van de instituten, zorg je o.a. voor het aanmaken van facturen, boeken van inkomsten en uitgaven etc. Je plaatst bestellingen en zorgt voor een correcte en tijdige afhandeling van leveranciersfacturen en beroepskosten en dit op een autonome en proactieve wijze.
• Je bent het aanspreekpunt voor de instituten met betrekking tot vragen over de verwerking van financiële stromen. Je volgt hierbij de procedures en regelgeving van KU Leuven en vraagt, indien nodig, informatie op bij andere diensten en collega's,
• Binnen de instituten hub ondersteun je mee de interne en externe communicatie van sommige instituten via de opmaak van nieuwsbrieven.
• In opdracht van en in overleg met een KU Leuven Instituut bied je ondersteuning bij de praktische organisatie van seminars, workshops en evenementen. Dit kan o.a. volgende activiteiten omvatten : regelen van vervoer en verblijf van gasten en sprekers, locaties zoeken en reserveren, catering boeken, ondersteuning ter plaatse, enz.
• Je zorgt voor de registratie van en communicatie met nieuwe leden a.d.h.v. de verschillende onboardingsprocedures opgesteld voor de Instituten.

Bovenstaand takenpakket is niet exhaustief en kan evolueren in de tijd, rekening houdend met de administratieve uitdagingen en noden die de KU Leuven Instituten ervaren en de capaciteit van de hub. Voor deze functie werk je in nauw overleg met de andere administratieve ondersteuner binnen de hub (eveneens tewerkgesteld in DOC), de KU Leuven Instituten (in het bijzonder de onderzoeksmanagers), en diverse KU Leuven diensten, zoals Dienst Marketing en Communicatie, de financiële diensten enz.Het team Jong Talent binnen DOC zet zich in voor de omkadering en training van jonge talentvolle onderzoekers binnen KU Leuven (PhD, postdoc en jong ZAP) door te werken aan o.a. het waarborgen van een up-to-date doctoraatsreglement, kwalitatieve training en ondersteuning van jonge onderzoekers en het beleid en de kaders om gezamenlijke doctoraten op te zetten. De administratieve ondersteuning van het team Jong Talent binnen DOC omvat o.a. :

• Contractuele administratie van gezamenlijke doctoraten (online handtekeningssystemen en diplomaprocedures; SAP- en Sharepoint-toepassingen ter archivering van dossiers).
• Algemene administratie met betrekking tot organisatie, planning, agendabeheer van vergadergremia t.a.v. jonge onderzoekers.
• Algemene administratie met betrekking tot organisatie, planning, registratie en rapportering van training en ondersteuning aan jonge onderzoekers.

Binnen de dienst Onderzoekscoördinatie (DOC) van KU Leuven zoeken we een enthousiaste en gedreven medewerker die zich wil inzetten voor twee belangrijke pijlers van ons onderzoeksklimaat : de KU Leuven instituten én het team Jong Talent. De KU Leuven instituten vormen een broedplaats voor interdisciplinair onderzoek rond maatschappelijk relevante thema’s zoals kanker, mobiliteit, sport, taal en meer. Zij bouwen bruggen tussen disciplines en genereren impact tot ver buiten de universiteitsmuren. Om hun werking vlot te laten verlopen, vertrouwen ze op de administratieve hub van DOC voor ondersteuning in hun dagelijkse activiteiten. Als tweede pijler zet het team Jong Talent volop in op de omkadering en training van jonge onderzoekers vanaf de start van hun academische loopbaan (van PhD tot postdoc en jong ZAP). Ook dit team heeft nood aan een sterke administratieve en operationele kracht die mee helpt bouwen aan een stimulerende omgeving voor het onderzoekstalent van de toekomst. Wil jij een cruciale rol spelen in de ondersteuning van toponderzoek én jong academisch talent? Dan verwelkomen we je graag in ons team. We bieden een voltijdse functie van onbepaalde duur met veel afwisseling en inhoudelijke diepgang, in een omgeving die je volop kansen biedt om te groeien, bij te leren en mee te bouwen aan de werking van de universiteit.Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie, dan start je in graad 4. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen, starten in graad 3.Bovendien biedt KU Leuven heel wat andere voordelen zoals hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, bijkomende verlofdagen, gratis pendelen met het openbaar vervoer, mogelijkheid op hybride werken en thuiswerkvergoeding, bedrijfsfiets, kortingen in uiteenlopende winkels,... Een volledig overzicht van de arbeidsvoorwaarden vind je op onze jobsite.