Customer Service medewerker

Vitalo, met hoofdzetel in Meulebeke, is gespecialiseerd in het ontwerp, de productie en de commercialisatie van kunststofoplossingen via twee aparte businesslijnen, met name enerzijds transparante en niet-transparante dunne en dikke thermovormen en anderzijds technisch schuim voor akoestische en thermische isolatie. De producten van Vitalo worden in uiteenlopende markten ingezet zoals agro, automotive, HVAC, medical, enz.

Vitalo is op zoek naar een Customer Service Representative.

De Customer Service Representative is het eerste aanspreekpunt voor de klanten m.b.t. de opvolging en afhandeling van orders. Hij/zij bouwt een uitstekende klantenrelatie op en functioneert als liaison tussen het bedrijf en de klant door een open en correcte communicatie te voeren en een uitstekende service te verzekeren. Dit teneinde een absolute klantentevredenheid op te bouwen en te behouden.

Verantwoordelijkheidsdomeinen binnen de job

Aanspreekpunt

De Customer Service Representative treedt op als eerste aanspreekpunt voor klanten en transportfirma’s.

Belangrijkste activiteiten:

• Luisteren en begrijpen wat precies de klantennoden zijn.
• Proactief en oplossingsgericht reageren op klantenvragen en noden.
• Behandelen van de vragen van klanten.

Masterdata

De Customer Service Representative staat in voor een correct beheer van het ERP systeem door een constant up-to-date houden van klanteninformatie en klantentransacties.

Belangrijkste activiteiten:

• Creëren en aanpassen van operationele klanteninformatie (adres, benaming, BTW nummer, …).
• Creëren en aanpassen van alle sales gerelateerde product data (aantal, afspraken, pricing, …).
• Creëren en aanpassen van product gerelateerde data, na goedkeuring van sales, operations en/of R&D.

Order to delivery

De Customer Service Representative zorgt ervoor dat de klant gedurende het volledige verloop van het project steeds op de hoogte gehouden wordt van de vooruitgang.

Belangrijkste activiteiten:

• Invoeren van de klanten orders, zorgen voor een correcte en accurate order verwerking.
• Uitvoeren van een contract review met sales en checken of elke orderlijn klopt in het systeem.
• Proactief en correct communiceren naar de klant over mogelijke vertragingen, complicaties, ….
• Overbrengen van alle nodige informatie aan sales, opdat een nieuwe negotiatie mogelijk wordt (ter compensatie, indien nodig).
• Transportplanning op basis van incoterms

Transporten

De Customer Service Representative staat in voor het organiseren van de transporten zodat de producten tijdig en correct bij de klant aankomen.

Belangrijkste activiteiten:

• Controles met orderboek en alle interne checks doen om het tranpsort klaar te kunnen maken.
• Coördinatie verzorgen met de klanten en de transporteurs.
• Alle administratieve taken gerelateerd aan het transport en de transportplatformen (bv zendnota’s opmaken, documenten voor overzeese klanten, …)

Accounts receivable

De Customer Service Representative ondersteunt Finance op vlak van het crediteurenbeheer.

Belangrijkste activiteiten:

• Opvolgen van de achterstallige betalingen op een klantvriendelijke manier.
• Assisteren van sales of de credit controller bij escalerende debiteurencontrole.

Coördinatie van engineering changes

De Customer Service Representative bewaakt of er geen wijzigingen zijn en doet hiervoor de nodige communicatie naar de betrokken partijen.

Belangrijkste activiteiten:

• Checken van alle stock levels (FG, WIP, Raw Mats; intern en extern) in samenspraak met de Local Buyer.
• Creëren van nieuwe sales gerelateerde product data.
• Coördineren van de implementatie van changes tussen de klant, planning, R&D en bevoorrading op de meest efficiënte/effectieve manier, aan de laagste kost.

End of life

De Customer Service Representative volgt de producten op tijdens hun volledige levenscyclus en zorgt voor een correcte communicatie met sales wanneer een project in de fase van spare parts of een ‘end of life’ zit.

Belangrijkste activiteiten:

• Uitzoeken en analyseren welke producten in een fase van spare parts of end of life zitten.
• Zorgen voor een correcte communicatie naar sales.
• Zorgen voor een correcte coördinatie de betrokken departementen.
• Checken van alle stock levels (FG, WIP, Raw Materials; intern en extern) in samenspraak met de Local Buyer.

Opvolging en optimalisatie van afspraken

De Customer Service Representative maakt en/of verfijnt afspraken met de klant over de logistieke parameters en SLA’s van een project, in overleg met de Supply Chain Manager.

Belangrijkste activiteiten:

• Bewaken van de mate waarin de klanten de SLA’s volgen en bijsturen van de klanten waar nodig.
• Informeren van de sales indien het klantengedrag fundamenteel afwijkt van de afspraken die gemaakt werden in de prijsofferte, wat aanleiding kan geven tot hernegotiatie van de verkoopprijs.

Projectwerk

• De Customer Service Representative is verantwoordelijk om binnen het departement en binnen de job technische kennis mee te werken aan projecten die een toegevoegde waarde betekenen voor Vitalo als bedrijf.

Veiligheid en milieu

De Customer Service Representative voert binnen zijn/haar bevoegdheid en op zijn/haar niveau het veiligheids- en milieubeleid van de werkgever uit.

Vereist profiel:

Algemene opleiding en ervaring

• Bachelor degree (Talen, Handelswetenschappen) of gelijkwaardig door ervaring
• Ervaring in een technische omgeving is een plus

Specifieke kennis

• MS Word, MS Excel: goede kennis.
• SAP kennis is een plus
• Affiniteit met IT/ERP- systemen
• Talen: Nl, E, Frans: zeer goed (geschreven en gesproken)
• Duits is een plus

Competenties

• Probleemoplossend
• Doe-mentaliteit, initiatiefnemer
• Stressbestendig en veranderingsgericht
• Klantgericht
• Punctueel
• Analytisch
• Efficiënt
• Multitasker
• Communicatief