Management assistant - Réceptionniste| Pol Decruyenaere - Notaire

Votre rôle

Dans le rôle de réceptionniste :

• Vous êtes la voix et le visage de notre étude :
• Vous recevez les clients de manière aimable et vous répondez aux appels téléphoniques entrants de manière fluide et professionnelle.
• Vous êtes la personne de contact pour les fournisseurs du matériel de bureau et des boissons.
• Vous apportez un soutien administratif à vos collègues et aux notaires :
• Vous préparez les dossiers d’identification des nouveaux clients (copie/lecture des cartes d’identité).
• Vous planifiez les rendez-vous pour le notaire .
• Vous traitez le courrier entrant et sortant du notaire
• Vous classez et archivez les dossiers clôturés.
• vous assurez les formalités post acte.

Dans ce poste de management assistant, vous assisterez les gestionnaires de dossiers et le notaire dans les aspects administratifs et organisationnels de leurs rôles :

• Vous ouvrez les dossiers (tant matériellement que dans le logiciel de l’étude) et en confirmez la réception aux clients.
• Vous vous chargez de la mise en vente d’immeubles par l’étude : réalisation des photos sur place, insertion des annonces immobilières entre autre sur Biddit, organisation des visites, suivi des offres.
• Vous gérez l’agenda.
• Vous suivez la boite mail centrale de l’étude.
• Vous organisez les réunions d’équipe : agenda et rapport.

Le poste à pouvoir est un mi-temps en matinée.