Executive assistant M / W

Nous recrutons pour une institution européenne de premier plan un Assistant exécutif afin de renforcer la direction financière (Chief Financial Controller Directorate).

Votre rôle : Vous apportez un soutien administratif essentiel au Directeur Général et Group Chief Financial Controller ainsi qu'à l'ensemble de la direction. Vous contribuez à la coordination quotidienne des activités de la direction, garantissez la qualité des documents émis, et assurez le bon déroulement des processus internes afin d'accompagner efficacement les opérations de la direction.

Vos responsabilités principales :

Rédiger et finaliser la correspondance sur demande, organiser les agendas, gérer les flux de documents entrants et sortants, assurer le suivi et la circulation de l'information au sein de la direction.

Gérer et actualiser le carnet d'adresses interne pour faciliter les échanges avec les contacts internes et externes.

Suivre les ordres du jour du Comité de Direction (MC) et du Conseil d'Administration, préparer les documents nécessitant approbation, assurer le respect des délais et procédures, et coordonner les échanges avec les différents services internes.

Coordonner l'équipe de secrétariat de la direction, favoriser un bon esprit d'équipe entre les collaborateurs de la direction et des services supports.

Conseiller les membres de la direction sur les procédures administratives, proposer des améliorations, organiser et maintenir les systèmes de classement électroniques et papier.

Soutenir et suivre le processus d'achat des consultants externes pour la direction financière.

Votre environnement de travail : Vous évoluerez dans une institution européenne dynamique et engagée, en collaboration étroite avec la direction, les chefs de division, les équipes internes et un large réseau de partenaires externes.