Office manager/People manager - Centrum Antwerpen
Michael Page • Antwerp, BE
13 dagen geleden
Functieomschrijving
- Aansturen, coachen en begeleiden van het team van Office Assistants over meerdere locaties.
- Coördineren van de dagelijkse kantoorwerking in Antwerpen en Brussel.
- Bewaken van een hoog niveau van hospitality en servicegerichtheid aan onthaal, vergaderruimtes en coworkingruimtes.
- Fungeren als centraal aanspreekpunt voor facility-gerelateerde topics en externe leveranciers.
- Opmaken en opvolgen van personeelsplanningen, permanenties en verlofregelingen.
- Proactief oplossen van operationele problemen en optimaliseren van interne processen.
- Beheren van alle inkomende en uitgaande communicatie, waaronder post, e-mails en algemene correspondentie.
- Coördineren en opvolgen van agenda's, vergaderingen en administratieve planning.
- Verwerken, klasseren en archiveren van juridische documenten en dossiers volgens de interne procedures.
- Voorbereiden, afwerken en samenstellen van stukkenbundels en procesdossiers met oog voor kwaliteit en detail.
- Ondersteunen van print-, scan-, kopieer- en digitaliseringsopdrachten.
- Opvolgen van conflictchecks en cliëntenacceptatieprocedures conform interne compliance-richtlijnen.
- Assisteren bij rapporteringen, jaaroverzichten en administratieve controles.
- Waken over een efficiënte documentflow en administratieve organisatie.
- Fungeren als aanspreekpunt voor collega's, bezoekers en externe contacten.
- Beschikt over een eerste ervaring binnen office management, operations management of people management.
- Heeft ervaring met het aansturen van een administratief of ondersteunend team.
- Is sterk organisatorisch en behoudt overzicht in een dynamische omgeving.
- Werkt oplossingsgericht en neemt initiatief.
- Communiceert professioneel en servicegericht.
- Heeft een hands-on mentaliteit en neemt graag verantwoordelijkheid.
- Kan vlot schakelen tussen operationele taken en teamcoördinatie.
- Beschikt over een uitstekende kennis van het Nederlands en een goede kennis van het Frans en Engels.
- Werkt nauwkeurig, proactief en klantgericht.
- Een verantwoordelijke en gevarieerde functie met veel autonomie.
- De kans om impact te maken op de werking van twee professionele kantoren.
- Een combinatie van people management, hospitality en operations.
- Samenwerking met ervaren en gedreven collega's binnen een hoogwaardige werkomgeving.
- Een competitief salarispakket aangevuld met aantrekkelijke extralegale voordelen.
- Mogelijkheden om processen te optimaliseren en jezelf verder professioneel te ontwikkelen.
- Na een succesvolle interimperiode volgt een vast contract.