Assistant.e administratif.ve Service de la population

Société

Au sein de l'administration de Watermael-Boitsfort le recrutement est effectué sur base des compétences et des qualités humaines indépendamment de l'âge, du genre, de l'orientation sexuelle, de l'origine ou du handicap.

Fonction

Missions : J’assure un accueil correct, définis la demande, informe et propose des solutions au citoyen et traite les documents relatifs au service jusqu’à l’étape suivante de la procédure. Je représente l’administration et me conforme aux prescrits légaux.

Profil

Diplôme et titre requis :

Enseignement secondaire supérieur ou assimilé

Responsabilités :

• Travail au guichet:
• Accueil du citoyen
• Clarifier l’objet des demandes
• Vérifier les données sur les documents reçus
• Contrôler l’authenticité et la validité des documents
• Renseigner les citoyens concernant les procédures à suivre ou l’avancement des dossiers
• Orienter le public vers les autres services ou délivrer les documents
• Mettre à jour, archiver et classer divers documents
• Actualiser ses connaissances en matière législative ou réglementaire
• Travail administratif :
• Gestion de dossiers (décès, mariage, divorce, nationalité, naissance, adoption, cimetière…)
• Rédaction d’actes Etat civil (BAEC)
• Rédaction courriers (citoyens, Procureur du Roi, Pompes funèbres…)
• Rédaction des rapports au Collège
• Elections :
• Préparation et organisation des élections : économat
• Participation active le jour des élections
• Gestion événementielle :
• Organisation et participation aux cérémonies (Noces d’or, nouveaux habitants, nouveaux belges, Toussaint, …)
• Secrétaire de séance aux mariages
• Gestion financière :
• Suivi de la caisse
• Etablissements des bons, ordonnances, compte de tiers
• Collaboration au sein de l’équipe :
• Circulation des informations nécessaires à l’intérieur de l’équipe
• Entraide entre collègue
• Gestion de la logistique du service :
• Gestion du petit économat du service

Compétences techniques:

• Bonne connaissance des logiciels de base en informatique

Flexibilité des horaires (permanence du jeudi soir et samedi matin)

Compétences comportementales:

• S’auto développer : Je cherche continuellement à m'améliorer. Je considère mon cadre de travail comme un lieu privilégié d’apprentissage et développement
• Structurer son travail : Je définis et organise de manière cohérente les priorités et étapes nécessaires à la réalisation de mes objectifs et/ou activités.
• Agir avec intégrité et professionnalisme :J’ai le sens du service public et en respecte les grands principes. J’agis dans le respect des normes de bonnes pratiques professionnelles. Je veille à la primauté de l’intérêt général sur les intérêts particuliers
• S’adapter : J’ajuste, modifie mon comportement et ma manière de travailler en fonction du contexte et des personnes, en vue de fonctionner de manière efficiente.
• INTERAGIR-Communiquer : J’exprime un message oral de manière à ce que mon interlocuteur le comprenne

Offre

• contrat à durée déterminée jusqu'au 31.01.2025
• L'horaire de base est de 5 jours semaine du lundi au vendredi. Il y a des prestations régulières le jeudi soir et le samedi matin dans le cadre des permanences.
• Barème Niveau C
• Prime linguistique en cas de réussite du brevet Travailler pour article 8
• Titre repas
• Abonnement STIB - remboursement intégral des abonnements tec, de lijn, sncb
• Second pilier pension

Langues

• Compétences linguistiques
• Savoir tenir une conversation en français et néerlandais et réorienter les citoyens
• L’anglais est un plus