Administratief medewerker - Leuven

• Je hebt bij voorkeur een bachelordiploma (of gelijkwaardig door ervaring).
• Je hebt ervaring met het organiseren van evenementen, administratieve taken en rapportering.
• Je werkt efficiënt, snel en nauwkeurig en bent stressbestendig. Je respecteert de deadlines.
• Je bent sterk in plannen; je behoudt het overzicht in complexe situaties.
• Je hebt een goed organisatietalent, werkt vlot samen met mensen met een verscheiden achtergrond of technische kennis, ontwerpt vlotte communicatie voor scholen en leerkrachten en hebt een oprechte onderwijskundige belangstelling voor natuurwetenschappen.
• Je kunt overweg met grafische software om foto’s te bewerken, video’s te maken …
• Je beheerst de courante softwareprogramma’s (Word, Outlook, Excel, PowerPoint) en hebt een geavanceerde kennis van internet.
• Je hebt ervaring met contentmanagementsystemen (bijv. Joomla) en kennis van Microsoft Access en relationele databanken (bijv. MySQL).
• Sociale media hebben geen geheimen voor jou.
• Je kunt goed omgaan met strikt vertrouwelijke informatie en formuleert waar mogelijk in een open geest voorstellen voor verbeteringen en nieuwe initiatieven.
• Je verzorgt de eindredactie van wedstrijdvragen, rekening houdend met harde deadlines en in overleg met de wetenschappelijke organen van de organisatie.
• Je staat in voor de redactie van de jaarlijkse eindrapporten van de organisatie.
• Je rapporteert en informeert over alle wedstrijden aan de verschillende actoren en doelgroepen.
• Je staat in voor de contacten met de subsidiërende Vlaamse overheidsdiensten.
• Je houdt toezicht op zowel de interne als externe werking van de organisatie en zoekt naar optimalisering teneinde de professionaliteit en de efficiëntie van de organisatie te verhogen en beleidsbeslissingen hierover te nemen.
• Je maakt de activiteitenkalender van een werkjaar op en coördineert de uitvoering ervan op het wedstrijdsecretariaat.
• Je volgt de contacten met de schoolverantwoordelijken op en zorgt, in overleg met eindverantwoordelijken van de verschillende olympiades, voor een vlotte communicatie met alle partners (scholen, leerkrachten, juryleden, coördinatoren, sponsors ...).
• Je bereidt de digitale gegevens van de deelnemers en de scholen voor, controleert en onderhoudt deze, en maakt ze klaar voor de optische lezing van de wedstrijdformulieren.
• Je organiseert de vergaderingen en aan de wedstrijden gerelateerde evenementen (wedstrijdjury, wedstrijdevenementen, proclamatie, enquêtes, internationale olympiades...) en je bereidt die voor in overleg met de coördinatoren.
• Je beheert, onderhoudt en vernieuwt de website en gegevensbank, met als doel een professionele en moderne uitstraling en een vlotte communicatie met alle actoren.
• Je verzorgt ondersteuningsinitiatieven in het kader van onderwijskundige return naar scholen en leerkrachten (bijv. usolv-it platform).

De vele initiatieven van de Vlaamse Olympiades voor Natuurwetenschappen (VONW) worden binnen het Departement Chemie (onderdeel van de groep Wetenschap en Technologie aan KU Leuven) gecoördineerd en ondersteund. Hieronder vallen verschillende wedstrijden (VBO, VCO, VFO, VGO en JON), maar ook allerlei ondersteuningsactiviteiten. Om de coördinator van deze Olympiades te ondersteunen, zoeken we een administratief medewerker.We bieden een deeltijdse tewerkstelling voor onbepaalde duur (80%) in een aangename werkomgeving. Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie dan start je in graad 5. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen starten in graad 4. Bovendien biedt KU Leuven heel wat extra-legale voordelen zoals hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, bijkomende verlofdagen, gratis pendelen met het openbaar vervoer, bedrijfsfiets, kortingen in uiteenlopende winkels,...