Brussels · Full-time · NCBHAM / Materiatek
About us
NCBHAM is a Brussels-based multidisciplinary interior architecture studio. We are a driven team that takes pride in the quality of our work and the relationships we build - with clients, collaborators and each other.
Materiatek is a sister company and a non-profit organization, an independent materials library, a cowork and an event space located in the same premises.
This role sits across both organizations, with most of the time dedicated to NCBHAM (70/30%)
The role
We are looking for a skilled, organised, proactive and hands-on Administrative Assistant to take ownership of our operational and administrative backbone.
You will work closely with the studio director and project managers, ensuring that invoicing, cash flow tracking, supplier coordination and project administration run smoothly.
What you will do
Project & contract administration
· Contract preparation and administrative setup for new projects
· Administrative support to project managers throughout project lifecycle
· Punctual assistance to the sales team
Invoicing & cash flow
· Invoice creation and client billing
· Payments follow-up and reconciliation
· Cash position monitoring and payment schedule preparation (for validation by management)
· Income and cost forecasting using studio templates
· Closure tracking using studio templates
Reporting & external coordination
· Management report compilation
· Client and supplier communication and follow-up
· Coordination with our external accounting firm
· Preparation and submission of administrative filings and VAT to the external accounting firm
HR
· Assistance to HR processes
Who you are
· Experience up to 3 years in an administrative, operations or office management role
· Basic understanding of accounting principles, comfortable with cash flow tracking and invoicing workflows
· Strong Excel skills and quick to learn new tools
· Organised, proactive and detail-oriented — you follow through without being chased
· Good communicator, at ease with project managers, clients and external service providers
· Fluent in Dutch, French and English
What we offer
· A full-time permanent contract
· A competitive salary in line with your experience
· A human-scale studio where your contribution is visible and valued
· Room for growth and continuous development
How to apply
Send your CV and a short introduction to jobs@ncbham.be with the subject line Administrative Assistant — [Your name].
Administrative Assistant • Brussels, Brussels Region, Belgium
Levens redden, zorgen voor vlot openbaar vervoer, de productie van glas en staal, het snel en efficiënt bereiken van je teamleden Wat de uitdaging van je organisatie ook is, je moet kunnen rekenen ... Laat meer zien
About The Cotton Group The Cotton Group SA/NV is the powerhouse behind some of Europe’s most trusted names in blank apparel and textile distribution, including B&C and Falk&Ross.On paper, we are a... Laat meer zien
Om onze groeiambities waar te maken zijn wij voortdurend op zoek naar nieuw talent en streven we ook naar een werkomgeving waar onze medewerkers gelukkig en vooral volledig zichzelf kunnen zijn.Onz... Laat meer zien
Our client is an international logistics leader and is looking for an Air Export Administrative Agent to strengthen their Air Export Team in the Machelen region.We offer an initial fixed-term contr... Laat meer zien
EMM is een toonaangevende leverancier van innovatieve non-paint oplossingen voor de professionele automotive schadeherstel- en industriële markt.Met sterke merken zoals Finixa en Colad ontwikkelt E... Laat meer zien
Bij Litran NV draait alles om verbinden: mensen, technologieën en duurzame oplossingen.Samen bouwen we aan een toekomst en nemen we de leiding in energietransitie.Learn more about the general tasks... Laat meer zien
Vanbreda Risk & Benefits is de grootste Belgische.Om onze groeiambities waar te maken zijn wij voortdurend op zoek naar nieuw talent en streven we ook naar een werkomgeving waar onze medewerkers ge... Laat meer zien
We are currently looking for a.IKO companies' master data accuracy, setup, and maintenance.Ensure data integrity across the business applications, including the ERP system.In this role, the individ... Laat meer zien
ExperienceBain is a virtual pre-MBA program for incoming first-year MBA students at eligible schools.This summer, get an early introduction to management consulting at Bain before you arrive on cam... Laat meer zien
WERKEN ALS ASSISTENT KWALITEIT- EN TESTMANAGER: JOUW VOORDELEN.Onze waarden – veiligheid en duurzaamheid, vakmanschap, ondernemerschap, betrouwbaarheid en teamwork – vormen de basis van alles wat w... Laat meer zien
Vous disposez d’une première approche significative dans le.Doté d’un esprit vif et analytique, vous avez un réel attrait pour l’anticipation ?.Be one of the first applicants, read the complete ove... Laat meer zien
Beschrijving van de functie Are you an organised, proactive and detail-oriented administrative professional looking to join an international environment? Our client, a leading European industry a... Laat meer zien
Clinical Software Sales Representative – Health Information Systems.Belgium | Hybrid (Diegem) | Up to 60% travel.A leading international healthcare IT company is looking for a Clinical Software Sal... Laat meer zien
Procurement Specialist & Management Assistant (90/10).ATPC is strategisch gelegen in de Antwerpse haven.De dynamiek van de haven heeft de terminal gevormd en groot gemaakt.ATPC is voor klanten een ... Laat meer zien
We could be a Cream Factory, a cooking blog or even a detective agency….Business & Technology consulting company.Banking, Insurance, Telecom, Energy, & Transport.Personal development • 1/3 Collecti... Laat meer zien
Voor een specialist in het herstel en onderhoud van vrachtwagens, trailers en containerchassis zijn wij op zoek naar een.Technisch Administratief Bediende.Je zal tewerkgesteld worden in.Je bent een... Laat meer zien
