Administrateur de contrats – RH et Finances - SIMCEN Belgium

Calian Belgium est une entité juridique enregistrée en Belgique, qui sert de plateforme d'innovation et de collaboration destinée à soutenir la Défense belge dans le domaine des solutions d'entraînement et d'exercices. Nos solutions combinent expertise locale, méthodes de mise en œuvre éprouvées et simulation interopérable de type live, virtuelle et constructive (LVC), afin de garantir que le principe « train as you fight » soit réaliste, reproductible et mesurable, tout en restant pleinement conforme aux priorités nationales.

Calian a été sélectionnée comme candidate pour soutenir le Centre de simulation des Forces terrestres belges (SIMCEN). Nous sommes prêts à fournir des capacités développées en Belgique, s'appuyant sur des décennies d'expérience au service de l'armée canadienne, de l'armée britannique et de l'écosystème plus large de l'Organisation du Traité de l'Atlantique Nord (OTAN).

Aperçu du poste

Dans le cadre de cette initiative, Calian recherche actuellement un(e) Administrateur/Administratrice de contrats – RH et Finances pour soutenir le Centre de simulation des Forces terrestres belges (SIMCEN) à Bourg Léopold, en Belgique. Cette position est à temps partiel.

Responsabilités

• Assiste l'Operations Manager dans la gestion de la liste des sous-traitants indépendants et de la documentation associée
• Assure le suivi des certifications du personnel, des dossiers de formation, des habilitations de sécurité et des exigences de conformité obligatoires
• Assure la gestion de la paie et des relevés de temps pour le personnel Core et Non-Core
• Vérifie les factures des sous-traitants, les feuilles de temps et les pièces justificatives avant leur soumission
• Coordonne les réservations de voyage pour le personnel Core et Non-Core avec le siège de Calian
• Complète les demandes de remboursement de frais de déplacement et les notes de frais, et coordonne leur traitement final avec le siège de Calian
• Tient à jour les registres de disponibilité, de congés et d'absences du personnel
• Contribue aux rapports relatifs aux effectifs, aux statistiques du personnel et aux indicateurs de dotation
• Soutient les activités de recrutement, le suivi des candidatures et la préparation de la documentation d'emploi
• Coordonne les contrats de travail, les accords de sous-traitance indépendante et les dossiers administratifs associés
• Tient à jour les listes de contacts du personnel sous contrat, les coordonnées de personnes à contacter en cas d'urgence et les listes de diffusion
• Soutient la préparation des rapports mensuels financiers, d'utilisation de la main-d'œuvre et de dotation
• Assure le suivi des dépenses liées à la main-d'œuvre contractuelle et soutient les activités de prévision financière
• Contribue à la préparation des factures, à la réconciliation des coûts et à la documentation justificative relative aux livrables contractuels
• Assure le suivi des dépenses de déplacement et des dépenses opérationnelles par rapport aux budgets approuvés
• Assure le contrôle documentaire et la gestion des dossiers RH et financiers
• Soutient les audits, les revues de conformité et les demandes de données relatives à l'administration du personnel et des finances
• Assure la coordination avec les départements Finances, Ressources humaines, Paie et Contrats du siège de Calian, selon les besoins

Qualifications

• Qualification de métier en tant que commis RH ou équivalent civil
• Minimum de 2 ans d'expérience en tant que commis RH, avec une expérience en paie et en réclamations au sein d'une organisation d'au moins 50 personnes
• Maîtrise du néerlandais ET du français au niveau B2 du CECR ou supérieur

Exigences complémentaires

• Vous devez être éligible à l'obtention d'une habilitation de sécurité belge ‘Secret’
• Vous devez être en mesure de travailler sur site
• Vous devez être disposé(e) à voyager

Calian s'engage en faveur de l'équité en matière d'emploi et accorde de la valeur à la diversité. L'équité en matière d'emploi reconnaît la valeur et la dignité de chaque individu et garantit à chacun un accès véritable, ouvert et sans entrave aux possibilités d'emploi, ce qui aide Calian à prévenir et à éliminer les obstacles systémiques. Nous sommes un employeur inclusif et fondons nos décisions de recrutement sur votre expérience et vos compétences, tout en valorisant votre passion à aider le monde à communiquer, innover, apprendre et mener une vie sûre et saine. Toutes les personnes qualifiées sont encouragées à postuler. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt ; toutefois, seuls les candidats retenus seront contactés.

Utilisation de l'IA lors de l'examen des candidatures : Calian peut recourir à des outils d'intelligence artificielle (IA) pour assister son équipe de recrutement lors de l'examen et l'évaluation des candidatures.

Localisation et confidentialité des données : Calian étant basée au Canada, les données de votre candidature peuvent être collectées, traitées et stockées au Canada. Calian veillera à ce que vos données personnelles soient traitées conformément au RGPD de l'UE et garantira la protection de vos données.

Avis de confidentialité : En posant votre candidature à ce poste, vous consentez à la collecte, à l'utilisation et à la conservation de vos informations personnelles à des fins de recrutement et d'emploi, conformément aux lois applicables en matière de confidentialité et aux politiques de Calian. Vos informations ne seront consultées que par les personnes impliquées dans le processus de recrutement et ne seront conservées que le temps nécessaire.

Pour plus d'informations sur la manière dont Calian collecte, utilise et protège les informations personnelles, veuillez consulter la politique de confidentialité de Calian :