Creative planning & traffic coordinator

We zijn op zoek naar een freelancer voor een project bij een van onze klanten!

Intro

We zijn op zoek naar een ervaren Planning & Traffic Manager die een pilootproject trekt binnen een creatieve studio. Je krijgt de opdracht om een efficiënte aanpak voor planning, traffic en projectcoördinatie uit te werken, te implementeren en in de praktijk te testen. De studio brengt creatieve expertise samen in onder meer copywriting, grafisch ontwerp, fotografie, video, nieuwsbrieven en social media. Samen met interne stakeholders en externe partners worden uiteenlopende communicatie- en marketingprojecten gerealiseerd.

Je analyseert de huidige werking, ontwikkelt een verbeterde structuur en stuurt de implementatie ervan. Zo creëer je een efficiënte flow waarbij projecten on brief, on time en on budget worden opgeleverd en creatieve medewerkers zich maximaal op hun expertise kunnen richten. Tijdens de pilot ben je de centrale schakel tussen het creatieve team, management, interne klanten en externe partners. Je bevindingen en aanbevelingen vormen de basis voor een toekomstige definitieve werkwijze.

Verantwoordelijkheden

Planning & Traffic

• Je neemt de dagelijkse regie over de planning en traffic van lopende projecten
• Verwerken van briefings naar concrete timelines, deliverables, afhankelijkheden en capaciteitsbehoeften
• Je bewaakt deadlines, workload, voortgang en beschikbare capaciteit
• Je bepaalt prioriteiten en neemt beslissingen wanneer verschillende opdrachten of deadlines met elkaar botsen
• Je plant indien nodig bijkomende interne of externe ondersteuning in
• Je organiseert stand-ups, weekplanningen, statusmeetings en andere operationele overlegmomenten
• Je beheert de ondersteunende tools voor de planning en opvolging
• Je koppelt de operationele planning aan budget- en kostenopvolging

Procesoptimalisatie

• Je brengt de bestaande processen en workflows binnen de studio in kaart, inclusief de samenwerking met interne klanten
• Je identificeert knelpunten en opportuniteiten en vertaalt deze naar een praktische aanpak voor processen, tools en rollen
• Je implementeert de voorgestelde werkwijze en test deze actief tijdens de pilot
• Je verzamelt feedback, analyseert de resultaten en stuurt de aanpak waar nodig bij
• Je formuleert vanuit je expertise bijkomende verbeteringen die de operationele werking van de studio versterken
• Indien nodig ondersteun je de overgang van de pilot naar een definitieve structuur

Coördinatie & Stakeholdermanagement

• Je fungeert tijdens de pilot als centraal aanspreekpunt voor creatieve medewerkers, management, interne klanten en externe partners.
• Je zorgt ervoor dat alle betrokkenen beschikken over de juiste informatie rond timing, verantwoordelijkheden, capaciteit en prioriteiten.
• Je bewaakt de afstemming tussen verschillende partijen en zorgt voor transparantie over de voortgang.
• Je grijpt proactief in wanneer risico's, vertragingen of capaciteitsproblemen de oplevering bedreigen.

Ervaring

• Minimaal 4 jaar aantoonbare ervaring binnen een creatief agentschap, creatieve studio, productieomgeving of vergelijkbare context.
• Minimaal 4 jaar ervaring met diverse planningstools.
• Ervaring met projectmanagement, workloadmanagement, timing en kostencalculatie.
• Je begrijpt hoe creatieve productieprocessen werken en hoe je meerdere projecten en disciplines efficiënt coördineert.
• Je kunt bestaande workflows analyseren en vertalen naar concrete, werkbare verbeteringen.
• Ervaring met het uitwerken van procesflows, planningsmethodieken of operationele structuren (aan te tonen via een document met voorbeelden)
• Je communiceert duidelijk, empathisch en to the point
• Nederlands op C2-niveau (CEFR) is vereist

Pluspunten

• Ervaring in een creatieve functie, zoals Content Creator, Copywriter of Grafisch Designer
• Ervaring in een leidinggevende functie
• Aantoonbare expertise in procesanalyse en procesoptimalisatie

Praktische vereiste

• Als onderdeel van het selectieproces bezorg je een voorbeeld van een eerder uitgewerkte procesflow, planningsmethodiek, operationele structuur of vergelijkbaar document. Dit moet aantonen hoe je complexe workflows structureert en optimaliseert.

Aanbod

• Een opdracht met duidelijke impact op de toekomstige werking van een creatieve studio
• Veel autonomie om een planning- en trafficaanpak uit te werken en in de praktijk te brengen
• De mogelijkheid om processen, tools en werkmethodes daadwerkelijk vorm te geven
• Een gevarieerde rol op het kruispunt van planning, projectmanagement, procesoptimalisatie en stakeholdermanagement
• Nauwe samenwerking met creatieve professionals, management, interne klanten en externe partners