PMO Officer

Als PMO Officer / Resource Planner ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse personeels- en capaciteitsplanning binnen onze projectorganisatie. Je zorgt ervoor dat ongeveer 60 medewerkers optimaal worden ingezet over circa 200 gelijktijdige en voortdurend veranderende projecten.

Je houdt continu zicht op de beschikbare capaciteit, projectprioriteiten en planningsconflicten. Daarbij wacht je niet alleen op input: je stemt actief af met projectmanagers, stelt prioriteiten ter discussie en neemt zelfstandig beslissingen om tot een haalbare planning te komen.

Naast resourceplanning ondersteun je projectmanagers administratief en werk je mee aan duidelijke, efficiënte PMO-processen. Je rapporteert rechtstreeks aan de Project Operations Manager.

Resource- en projectplanning vormt het zwaartepunt van je functie:

• Je beheert en actualiseert de resourceplanning voor ongeveer 60 medewerkers en 200 dynamische projecten.
• Je vertaalt projectbehoeften, beschikbare capaciteit, competenties en deadlines naar een haalbare personeelsplanning.
• Je verwerkt wijzigingen snel en zorgvuldig in de planningstool .
• Je signaleert tijdig capaciteitsproblemen, dubbele boekingen, knelpunten en conflicterende prioriteiten.
• Je bespreekt planningsconflicten met projectmanagers en komt proactief met werkbare oplossingen.
• Je bewaakt de betrouwbaarheid van de planningsgegevens en zorgt dat alle betrokkenen over actuele informatie beschikken.
• Je ondersteunt de prioritering van projecten binnen het totale portfolio.
• Je volgt de planning kort op en stuurt bij wanneer projecten, deadlines of personeelsbehoeften veranderen.

Daarnaast:

• Ondersteun je projectmanagers bij administratieve en organisatorische taken.
• Verwerk en volg je projectdocumenten op.
• Beheer je het opleidings- en trainingsregister en bewaak je openstaande acties.
• Zorg je ervoor dat relevante projectdocumentatie volledig en actueel blijft.
• Werk je mee aan de verdere structurering en professionalisering van processen, templates en werkwijzen binnen het projectmanagement.
• Stel je waar nodig rapporten, overzichten en KPI's op voor projectmanagers en het management.
• Zorg je samen met je collega voor continu teit en onderlinge vervanging.

Voor deze functie zoeken we vooral iemand met sterk planningsinzicht, besluitvaardigheid en overtuigende communicatie.

• Je hebt bij voorkeur ervaring als PMO Officer, projectplanner, resourceplanner of in een vergelijkbare functie.
• Je hebt aantoonbare ervaring met dynamische personeels- of capaciteitsplanning binnen een projectomgeving.
• Je communiceert zeer goed en professioneel in het Nederlands. Een goede kennis van het Engels is een pluspunt.
• Je bent assertief en durft projectmanagers aan te spreken, tegenstrijdige belangen bespreekbaar te maken en onderbouwd weerwerk te bieden.
• Je stelt zelfstandig prioriteiten en neemt beslissingen wanneer de planning daarom vraagt.
• Je houdt het overzicht in een omgeving met veel gelijktijdige projecten en frequente wijzigingen.
• Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en proactief.
• Je bent organisatorisch sterk en volgt afspraken en acties consequent op.
• Je bent collegiaal en bereid kennis te delen, zodat je collega en jij elkaar volledig kunnen vervangen.

Ervaring en kennis

Concrete planningservaring en de juiste persoonlijke vaardigheden zijn voor ons belangrijker dan een specifieke technische achtergrond.

Ervaring met Visual Planning is een sterke troef. Heb je die nog niet, dan verwachten we dat je je het programma snel eigen kunt maken. Ervaring met Excel, MS Project of andere plannings- en rapporteringstools is eveneens nuttig.

Een bachelor- of masterdiploma en kennis van projectmanagementmethodieken zoals PRINCE2, Lean of Six Sigma zijn pluspunten, maar geen absolute vereisten.

Beslissingen nemen, PMO, Planning, Projectmanagement, Management, Lean Six Sigma, MS Project, Boekingen, PRINCE2, Administratie, Communicatie, Engelse taal, KPI, Operations, Nederlands, MS Excel, SOP, Project planning, Personeelsplanning