Head of Operations (f/h/x)

Nous recherchons un ou une Head of Operations expérimenté(e) pour piloter et structurer les fonctions opérationnelles de la Fondation. Le poste s'articule autour de trois piliers complémentaires : finance, contrôle de gestion et financements ; administration RH et processus internes ; administration générale et conformité

A propos de la FJSL

La Fondation Jeunes Scientifiques Luxembourg (FJSL) accompagne les jeunes dans la découverte et la pratique des sciences, en leur donnant les outils et les opportunités nécessaires pour développer leurs propres projets, leur esprit critique et leur autonomie. A travers ses programmes - notamment le Concours national Jonk Fuerscher, Science:next, la Pépinière, la Maison des Jeunes Scientifiques, Mobisciences/Erasmus+ et le Luxembourg International Science Expo - elle favorise l'apprentissage par la pratique, la rencontre avec des experts et l'ouverture internationale. Elle participe également a environ 35 activités internationales par an, permettant aux jeunes de présenter leurs travaux, d'échanger avec leurs pairs et de rejoindre une véritable communauté scientifique internationale.

La FJSL travaille avec les établissements scolaires, les institutions publiques, le monde de la recherche, des fondations, des entreprises et un vaste réseau de partenaires internationaux. Son budget annuel dépassé aujourd'hui 1,8 million d'euros, finance par plusieurs conventions et sources publiques, européennes et privées, reflétant le développement et l'ampleur croissante de ses activités.

Le poste

Le ou la Head of Operations garantit la fiabilité du cadre opérationnel de la Fondation. II ou elle organise, supervise et améliore les systèmes qui permettent aux programmes et a la Direction de fonctionner efficacement. Le paste est autonome dans son périmètre opérationnel ; les décisions stratégiques, institutionnelles, de gouvernance et de management restent du ressort de la Direction et des responsables concernes.

MISSION PRINCIPALE : Garantir une gestion opérationnelle fiable, anticipée et structurée, et fournir a la Direction une information claire permettant de décider, d'arbitrer et de piloter.

Responsabilités principales

1. Finance, contrôle de gestion & finances

• Maintenir une vision consolidée et actualisée de la situation financière : recettes, dépenses, engagements, soldes a recevoir, couts par programme et trésorerie.
• Produire les tableaux de bard, analyses d'écarts, budgets et prévisions nécessaires au
• pilotage de la Fondation, et coordonner la fiduciaire, les auditeurs, les banques et autres interlocuteurs financiers.
• Piloter le cycle administratif et financier des conventions et demandes de financement : budgets, pièces justificatives, éligibilité des dépenses, échéances, suivi et reporting.
• Piloter l'utilisation des outils de gestion et de reporting, notamment Odoo, en garantissant la qualité des données et en coordonnant le support technique lorsque nécessaire.
• Préparer les informations financières et opérationnelles utiles aux discussions avec les financeurs. La Directrice conserve la responsabilité stratégique des relations, partenariats, négociations et orientations de financement.

2.Administration RH & processus internes

• Superviser l'administration RH : contrats et avenants, CCSS, conges, absences, temps de travail, dossiers du personnel et onboarding/offboarding, dans le respect du droit luxembourgeois et de la CCTSAS.
• Coordonner avec la Directrice le valet administratif des recrutements et des cycles d'évaluation. Les décisions de recrutement, de management et de performance restent de la responsabilité de la Direction et des managers concernes.
• Structurer et améliorer les procédures et workflows internes afin de garantir des responsabilités claires, une documentation fiable et une collaboration efficace avec les Programme Leaders et les fonctions support.
• Coordonner les fonctions support relevant du périmètre du paste et veiller a ce que les outils et processus restent simples, efficaces et adaptes a la croissance de la Fondation.

3.Administration générale & conformité

• Organiser et suivre les obligations légales et administratives de la Fondation (RCS, RBE, AML/KYC et autres dépôts réglementaires) au moyen d'un calendrier de conformité fiable.
• Assurer le suivi administratif de la documentation légale, bancaire et réglementaire, conformément aux décisions et validations de la Direction et, le cas échéant, du Conseil d'administration.
• Sécuriser les processus de paiement, y compris internationaux, et veiller a la traçabilité et a la conformité des opérations.
• Coordonner les échanges opérationnels avec les administrations, conseils juridiques et autres interlocuteurs externes, et faire remonter a la Direction les risques ou décisions significatives.

Profil recherche

L'ESSENTIEL

• Master minimum en finance, comptabilité, gestion, administration ou dans un domaine pertinent.
• Au mains 5 années d'expérience dans une fonction financière, opérationnelle ou administrative a responsabilité.
• Très bonne maîtrise de la gestion budgétaire, du contrôle financier et des principes comptables.
• Bonne connaissance de l'environnement administratif et RH luxembourgeois et capacité a sécuriser les obligations réglementaires d'une organisation.
• Expérience avec un ERP ou un système de gestion intègre ; une expérience d'Odoo constitue un atout.
• Français et anglais courants.

CE QUI FERA LA DIFFERENCE

• Vous savez prioriser, anticiper et distinguer ce qui relève de votre autonomie de ce qui nécessite un arbitrage de la Direction.
• Vous êtes a l'aise avec les chiffres tout en gardant une vision globale du fonctionnement d'une organisation.
• Vous savez coordonner des interlocuteurs internes et externes et transformer la complexité en processus clairs.
• Vous communiquez de manière concise et accompagnez, lorsque possible, les problèmes identifies d'une analyse et d'une recommandation.
• Une expérience dans une fondation, une ONG, un environnement multi-financeurs ou avec des conventions publiques constitue un atout.

Ce que nous offrons

• Un CDI a temps plein au sein d'une Fondation engagée dans l'éducation scientifique et la coopération internationale.
• Un rôle senior et transversal, avec une réel le autonomie dans le pilotage opérationnel.
• Une collaboration directe avec la Directrice et une coordination étroite avec les responsables de programmes et les fonctions support.
• Une rémunération alignée sur la CCT SAS, selon l'expérience et les qualifications.
• Un environnement en développement dans lequel vous pourrez structurer durablement les outils, procédures et méthodes de travail.

LA CANDIDATURE DOIT COMPRENDRE

• un CV;
• une lettre de motivation ;
• une copie des diplômes ;
• des lettres de recommandation.