Culture, People & Office Assistant

Taken en verantwoordelijkheden

Onze opdrachtgever is een toonaangevend Belgisch bedrijf binnen de farmaceutische sector, gevestigd ten noorden van Brussel. Je komt terecht in een professionele en dynamische werkomgeving waarin samenwerking, initiatief en een goede interne dienstverlening centraal staan.

Binnen deze organisatie met korte communicatielijnen krijg je de ruimte om verantwoordelijkheid op te nemen, je HR-vaardigheden verder te ontwikkelen en concreet bij te dragen aan het welzijn van de medewerkers en de goede dagelijkse werking van het bedrijf.

De naam van de onderneming wordt in een latere fase van de selectieprocedure bekendgemaakt.

Voor een toonaangevend farmaceutisch bedrijf, gevestigd ten noorden van Brussel, zoeken we een Culture, People & Office Assistant. In deze veelzijdige functie combineer je brede HR-ondersteuning met een beperkt aantal verantwoordelijkheden binnen receptie, gebouwbeheer en preventie.

Je ondersteunt het Culture & People-team bij uiteenlopende HR-administratieve en organisatorische taken en zorgt mee voor een professionele en warme employee experience. De nadruk van je functie ligt op HR-ondersteuning en coördinatie, aangevuld met enkele taken binnen fleet, receptie, gebouwbeheer en interne events.

Binnen recruitment plaats en beheer je vacatures in HERO, houd je functiebeschrijvingen actueel en organiseer je sollicitatiegesprekken. Je neemt telefonisch contact op met kandidaten, verstuurt de nodige bevestigingen en maakt dossiers aan voor nieuwe medewerkers.

Ook bij onboarding en offboarding speel je een belangrijke rol. Je stelt onboardingprogramma’s op en volgt ze praktisch op, bereidt werkplekken en lockers voor en zorgt dat goodiebags klaarstaan. Daarnaast stem je in- en uitdiensttredingen af met IT en verzorg je de interne communicatie over nieuwe en vertrekkende collega’s.

Je neemt ook verschillende HR-administratieve taken voor je rekening:

• Purchase Orders aanvragen en opvolgen;
• DKV-aansluitingen en -afsluitingen administratief verwerken;
• Pluxee-kaarten opvolgen;
• de standaard HR-communicatie bij zwangerschap bezorgen;
• de maandelijkse verzekeringsrapportering verzorgen;
• bloemen bestellen bij belangrijke gelegenheden;
• algemene HR-rapporteringen en administratieve ondersteuning verzorgen.

Binnen fleetbeheer bied je administratieve ondersteuning bij de opvolging van het wagenpark. Je plant expertises in en volgt de Eevee-administratie op.

Daarnaast neem je een beperkt aantal receptietaken op en zorg je waar nodig voor een professioneel en warm onthaal. Je ondersteunt de praktische opvolging van het gebouw en helpt bij de administratieve en organisatorische voorbereiding van interne events.

Ongeveer 10% van je functie bestaat uit je rol als preventieadviseur. Je neemt deel aan het CPPT, adviseert en sensibiliseert werkgever en medewerkers rond welzijn en veiligheid en volgt de aangifte van arbeidsongevallen op. Ook werk je mee aan het jaarlijkse actieplan en jaarverslag. Heb je de opleiding tot preventieadviseur nog niet gevolgd? Dan wordt deze volledig door je werkgever aangeboden.

Profiel kandidaat

• Je bent administratief sterk, georganiseerd en nauwkeurig.
• Je communiceert vlot en professioneel met medewerkers, kandidaten, managers en externe partners.
• Je bent servicegericht en vindt het belangrijk dat mensen zich welkom en goed geholpen voelen.
• Je gaat discreet en zorgvuldig om met persoonlijke en vertrouwelijke HR-informatie.
• Je neemt verantwoordelijkheid en volgt afspraken consequent op.
• Je houdt gemakkelijk het overzicht en bewaakt zelfstandig je prioriteiten.
• Je schakelt vlot tussen verschillende taken en contactpersonen.
• Je voelt je thuis in een ondersteunende HR-functie met veel interne contacten.
• Je bent bereid om de opleiding tot preventieadviseur te volgen als je die nog niet hebt afgerond.

Geboden wordt

• Een voltijdse functie
• Een marktcomform brutoloon
• Vakantiegeld, eindejaarspremie en ecocheques
• Maaltijdcheques van € 8
• Een iPhone met abonnement
• 20 wettelijke vakantiedagen en 12 ADV-dagen binnen een werkregime van 40 uur per week
• Een hospitalisatieverzekering en verzekering ambulante zorgen
• Een groepsverzekering, zonder eigen bijdrage
• Een individuele bonus van € 1.000 per jaar
• Een collectieve bonus in de vorm van een 14e maand
• Een door de werkgever betaalde opleiding tot preventieadviseur
• Benefits @ Work
• Parking beschikbaar