Interne vacature Depotcoördinator - KU Leuven

1. Opleiding en ervaring

• Met deze vacature richten we ons specifiek tot collega's die momenteel werkzaam zijn binnen de KU Leuven Bibliotheken.
• Je beschikt over een bachelordiploma of aantoonbaar gelijkwaardige ervaring.
• Je hebt een opleiding gevolgd binnen bibliotheek-, informatie- of erfgoedbeheer, of je beschikt over relevante ervaring binnen deze domeinen.
• Je bent vertrouwd met richtlijnen rond collectiebeheer, depotorganisatie en erfgoedbewaring of bent bereid je hierin snel in te werken.
• De omgang met bijzondere collecties is een belangrijke troef.

2. Technische kennis

• Je hebt ervaring met of bent bereid je snel in te werken in het bibliotheekbeheersysteem Alma (resource management).
• Je beheerst de courante Microsoft Office-toepassingen.
• Je hebt affiniteit met digitale systemen voor depot- en klimaatbeheer; ervaring met planningstools is een pluspunt.

3. Competenties

• Je hebt een analytische blik en ziet verbeterkansen. Je neemt initiatief en denkt oplossingsgericht.
• Je bent organisatorisch sterk en behoudt overzicht.
• Je werk graag samen en verbindt mensen.
• Je communiceert helder en vlot.
• Je werkt nauwkeurig en kwaliteitsgericht.
• Je hebt affiniteit met erfgoed en duurzame collectiezorg.

Als depotcoördinator waak je over de dagelijkse werking en het algemene beheer van de depots en ondersteun je de verdere professionalisering van het depotbeheer in de Universiteitsbibliotheek en de Loods. Je werkt op beide locaties. Daarnaast ben je de schakel tussen de teamleider Beheer Fysieke Collecties en de depotmedewerkers. Je zorgt voor een vlotte organisatie van de dagelijkse werking en draagt mee bij aan een kwaliteitsvolle en duurzame depotwerking. Je zorgt ervoor dat afspraken, procedures en werkwijzen helder worden gecommuniceerd en correct worden toegepast binnen het team van depotmedewerkers. Vanuit je expertise in depot- en collectiebeheer signaleer je verbeterkansen en werk je mee aan de optimalisatie van processen en dienstverlening. Daarbij combineer je een coördinerende rol met inhoudelijke expertise en operationele betrokkenheid. Je werkt nauw samen met de depotmedewerkers, de teamleider Beheer Fysieke Collecties, de expert preservatie-conservatie, de collectiebeheerders, adviseurs en de collega’s van andere teams binnen Bibliotheekdiensten. Jouw verantwoordelijkheden:1. Coördinatie en planning

• Je stelt wekelijks de planning op voor de depotmedewerkers en stemt werkzaamheden en prioriteiten af met de teamleider.
• Je volgt de voortgang van de werkzaamheden op en stuurt de planning bij waar nodig.
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor depotmedewerkers bij vragen over de dagelijkse werking.

2. Beheer van depots en collecties

• Je bewaakt de organisatie, inrichting, netheid en toegankelijkheid van de depots. Je werkt in de Universiteitsbibliotheek en in de Loods.
• Je kent het calamiteitenplan door en door en kan gepast reageren wanneer een calamiteit zich voordoet.
• Je zorgt voor een correcte standplaatsregistratie en het onderhoud daarvan binnen het bibliotheekbeheersysteem Alma.
• Je monitort temperatuur en luchtvochtigheid en volgt meldingen op via gespecialiseerde software.
• Je signaleert aandachtspunten met betrekking tot bewaring, depotorganisatie en collectiezorg.

3. Procesoptimalisatie en -ontwikkeling voor depotbeheer en (online) catalogusonderhoud

• Je werkt samen met de teamleider aan de uitwerking en verbetering van procedures en workflows.
• Je analyseert bestaande werkprocessen rond depotbeheer, dienstverlening en (online) catalogusonderhoud, detecteert knelpunten en formuleert verbetervoorstellen.

4. Kennisdeling en ondersteuning

• Je documenteert procedures en vertaalt deze naar heldere werkinstructies.
• Je zorgt voor kennisdeling binnen het team en ondersteunt collega's bij de toepassing van nieuwe werkwijzen en biedt operationele ondersteuning bij de dagelijkse dienstverlening.

Binnen Bibliotheekdiensten is het team Beheer Fysieke Collecties verantwoordelijk voor het depotmanagement en de zorg voor en het beheer van de collecties die bewaard worden in de depots in de Universiteitsbibliotheek en de Loods (het extern depot, Heverlee). Het team staat in voor de duurzame bewaring, organisatie en toegankelijkheid van deze collecties en verzorgt eveneens de fysieke en digitale aanlevering van materialen aan partners en gebruikers. Daarnaast ondersteunt het team de verschillende afdelingen van KU Leuven Bibliotheken met expertise rond depotbeheer, collectiezorg, calamiteitenplanning en interbibliothecair leenverkeer.

We beogen een contract van 80% voor onbepaalde duur vanaf begin 2027.

Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie dan start je in graad 5. Beloftevolle kandidaten die niet meteen alle opdrachten kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen, starten in graad 4.Werken voor KU Leuven biedt tal van (extralegale) voordelen waaronder 35 dagen vakantie, mogelijkheid tot telewerk, hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, bijkomende verlofdagen, gratis pendelen met het openbaar vervoer, (elektrische) bedrijfsfiets, fietsvergoeding, ecocheques, samenaankoop… Details van de arbeidsvoorwaarden kan je terugvinden op onze jobsite.

KU Leuven wil een omgeving creëren waarin alle talenten maximaal tot ontplooiing kunnen komen, ongeacht gender, leeftijd, culturele herkomst, nationaliteit of functiebeperking. Heb je vragen in verband met toegankelijkheid of ondersteuningsmogelijkheden, dan kan je ons contacteren via diversiteit.HR@kuleuven.be.