Employé administratif - Luxembourg ville - CDI - 40h (6882)

La Croix-Rouge luxembourgeoise recrute un

Employé administratif (M/F/D) pour son service Réception et Accueil téléphonique– référence : 6882

à Luxembourg-Ville en CDI à 40h/semaine.

Missions :

• Gestion de la Helpline téléphonique 2755 et de la boîte mail générale de la Croix-Rouge luxembourgeoise
  • Réceptionner les appels téléphoniques
  • Orienter l’interlocuteur tout en suivant le processus établi dans les cahiers des charges des services
  • Rédiger le compte-rendu de l’appel et faire le suivi si nécessaire
• Mettre à jour les cahiers des charges et différentes listes
• Gérer les inscriptions du plan Canicule
• Mettre à jour les bases de données
• Accueillir et informer les collaborateurs, le grand public, les donateurs, les bénéficiaires ou toute autre personne se présentant à la réception
• Réceptionner et ranger les dons
• Traiter le courrier entrant et sortant quotidiennement (dispatching, scan, mise sur SharePoint, mise sous pli, affranchissement, …)
• Préparer l’arrivée des nouveaux collaborateurs (photo et badge)
• Commander des repas pour des réunions, les fournitures de bureau, produits d’hygiène et café et tenir un inventaire des stocks
• Gérer les rendez-vous d’entretien du véhicule, du vélo, de l’ascenseur, du nettoyage des fenêtres, etc…
• Préparer et remettre en ordre les salles de réunion (rangement, nettoyage, réassortiment)

Profil :

• Formation en secrétariat, administration ou autre formation similaire
• Expérience professionnelle d’au moins 2 ans dans un poste similaire
• Excellentes compétences de communication écrite et orale
• Capacité de priorisation des tâches, polyvalence et gestion du temps
• Excellentes capacités d’écoute
• Maîtrise des langues luxembourgeoise, française, allemande et anglaise
• Compétences informatiques : Outlook, Excel, Word, SharePoint

En cas d’embauche, un extrait de casier judiciaire vous sera demandé.