(Nederlandse versie hieronder)
L'entreprise
Située à Bruxelles, VdH (anciennement VANDER HAEGHEN & C°) est, depuis 28 ans, une entreprise d'assurance spécialisée dans la souscription des risques spéciaux.
La philosophie de VdH est d'offrir des solutions sur-mesure aux clients, en travaillant de concert avec leur courtier d'assurances, afin de protéger au mieux leur(s) passion(s). VdH, c'est une équipe de 35 collaborateurs passionnés et une coopération avec plus de 700 courtiers belges et européens.
Mission
En collaboration avec l'équipe IT, assurer la coordination opérationnelle des projets IT, garantir la qualité et l'homogénéité des processus internes et piloter les cycles critiques de renouvellements et indexations. A moyen terme, assurer la coordination de la transformation digitale et le déploiement des use cases IA.
Responsabilités
1. Opérations & continuité
- Renouvellements & indexations mensuelles : coordination et supervision des campagnes périodiques de renouvellement de polices et de mise à jour des tarifications. Garant du respect des délais et de la fiabilité financière du processus.
- Qualité des données : Mise en place et suivi de contrôles de cohérence sur les données de gestion. Coordination des corrections avec les équipes concernées.
- Incidents & anomalies sur la plateforme de gestion : traitement en première ligne des bugs et demandes d'évolution. Escalade vers l'IT Manager pour les cas nécessitant une expertise technique approfondie.
2. Qualité & process transversal
- Référentiel commun de traitement des données : construction et maintien de règles et standards partagés applicables à l'ensemble des départements de souscription.
- Contrôles qualité : réalisation d'audits réguliers sur la qualité des données et des procédures. Identification des écarts récurrents et retours constructifs aux équipes.
- Formation interne : Animation de sessions de formation aux procédures et règles de saisie ;
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accompagnement des nouveaux collaborateurs et mise à jour lors d'évolutions produits. - Procédures : Rédaction et mise à jour de la documentation opérationnelle interne.
3. Coordination de projets
- Suivi opérationnel des projets en cours : sur la plateforme de gestion métier, de la définition des besoins à la mise en production.
- Rédaction des spécifications fonctionnelles : traduction des besoins métier en cahiers des charges à destination de l'éditeur logiciel.
- Animation des réunions de suivi : coordination avec les parties prenantes internes et l'éditeur logiciel.Μ
- Analyse des solutions d'intégration : évaluation comparative de fournisseurs et d'outils de connectivité (facturation électronique, dématérialisation documentaire) ;
formulation de recommandations
4. Support IT & gouvernance
- Liaison prestataire IT : backup opérationnel de l'IT Manager pour les incidents courants avec le prestataire externe.
- Tableaux de bord : Production des reportings de suivi de projet à destination du management.
Profil Recherché
1. Formation
Bachelor ou Master en gestion, informatique de gestion, business analyst ou domaine connexe. Une expérience équivalente sans diplôme correspondant est acceptée si le parcours est démontré.
2. Expérience
- 3 à 5 ans minimum dans un rôle de coordination IT, business analyst ou operations coordinator
- Expérience en environnement assurantiel ou financier fortement appréciée
- Toute expérience avec Asstra ou système de gestion similaire est un atout majeur
3.Compétences techniques :
- Une maîtrise autonome d'une plateforme de gestion métier de type ERP/CRM avec une bonne compréhension des flux de données sous-jacents.
- La capacité à rédiger des spécifications fonctionnelles, user stories et cahiers des charges clairs à destination d'un éditeur logiciel.
- Un niveau avancé sur Excel est requis (tableaux de bord, requêtes, analyse de données, imports/exports),
- Une expérience pratique avec un outil de suivi de projet tel que Monday, Jira ou équivalent pour la gestion de backlog.
- La connaissance des bases de la cybersécurité et de la conformité réglementaire (NIS2) ainsi qu'une familiarité avec les produits et processus assurantiels (souscription, renouvellement) constituent des atouts appréciés, sans être des prérequis.
4.Compétences comportementales
- Rigueur et structure : l'équipe est de taille réduite, avec peu de redondance, et les délais réglementaires liés aux renouvellements et indexations ne tolèrent aucun glissement.
- Proactivité : le management étant stratégique et non opérationnel au quotidien, le collaborateur doit être capable d'avancer et de décider sans attendre les instructions.
- Résistance au stress : pics d'activité réguliers (renouvellements, lancements produit, absences).
- Diplomatie IT/métier : le collaborateur est en interface permanente entre la logique technique (éditeur logiciel, prestataire IT) et la logique business (souscripteurs, Managers), et doit naviguer entre ces deux univers avec aisance.
- L'autonomie dans la priorisation : gérer un backlog multi-projets sans escalade systématique, et savoir décider seul ce qui doit avancer maintenant et ce qui peut être différé.
(NL)
Het bedrijf
VdH (vroeger VANDER HAEGHEN & C°), gevestigd in Brussel, is al 28 jaar gespecialiseerd in de onderschrijving van bijzondere risico's.
De filosofie van VdH bestaat erin om maatwerkoplossingen aan te bieden aan klanten, in nauwe samenwerking met hun verzekeringsmakelaar, om hun passie(s) optimaal te beschermen. VdH telt een team van 35 gepassioneerde medewerkers en werkt samen met meer dan 700 Belgische en Europese makelaars.
Missie
In samenwerking met het IT-team instaan voor de operationele coördinatie van IT-projecten, de kwaliteit en homogeniteit van interne processen garanderen en kritieke cycli van verlengingen en indexaties beheren.
Op middellange termijn ook instaan voor de coördinatie van de digitale transformatie en de uitrol van AI use cases.
Verantwoordelijkheden
1. Operations & continuïteit
- Maandelijkse verlengingen & indexaties: Coördinatie en opvolging van periodieke campagnes voor polisverlengingen en tariefupdates. Verantwoordelijk voor het respecteren van deadlines en de financiële betrouwbaarheid van het proces.
- Datakwaliteit: Opzetten en opvolgen van coherentiecontroles op beheersdata. Coördineren van correcties met de betrokken teams.
- Incidenten & anomalieën op het beheersplatform: Eerstelijnsbehandeling van bugs en wijzigingsaanvragen. Escalatie naar de IT Manager voor dossiers die diepgaandere technische expertise vereisen.
2. Kwaliteit & transversale processen
- Gemeenschappelijk referentiekader voor gegevensverwerking: Opstellen en onderhouden van gedeelde regels en standaarden die toepasbaar zijn binnen alle onderschrijvingsafdelingen.
- Kwaliteitscontroles: Regelmatige audits uitvoeren op de kwaliteit van data en procedures. Terugkerende afwijkingen identificeren en constructieve feedback geven aan de teams.
- Interne opleidingen: Opleidingen geven rond procedures en invoerregels;
begeleiding van nieuwe medewerkers en updates voorzien bij productwijzigingen. - Procedures: Opstellen en actualiseren van interne operationele documentatie.
3. Projectcoördinatie
- Operationele opvolging van lopende projecten: Projectopvolging binnen het beheersplatform, van behoefteanalyse tot productie.
- Opmaak van functionele specificaties: Vertalen van businessbehoeften naar lastenboeken voor de softwareleverancier.
- Coördinatie van opvolgvergaderingen: Afstemming met interne stakeholders en de softwareleverancier.
- Analyse van integratieoplossingen: Vergelijkende evaluatie van leveranciers en connectiviteitstools (elektronische facturatie, documentdigitalisering) en formuleren van aanbevelingen.
4. IT-support & governance
- Schakel met IT-partner : Operationele back-up van de IT Manager voor courante incidenten met de externe IT-partner.
- Dashboards: Opmaak van rapporteringen en projectdashboards voor het management.
Gezocht profiel
Opleiding
Bachelor of Master in management, business IT, business analyse of een aanverwant domein. Gelijkwaardige ervaring zonder overeenstemmend diploma wordt aanvaard indien het traject de nodige competenties aantoont.
Ervaring
- Minstens 3 tot 5 jaar ervaring in een functie als IT-coördinator, business analyst of operations coordinator.
- Ervaring binnen de verzekerings- of financiële sector is een sterke troef.
- Ervaring met Asstra of een gelijkaardig beheerssysteem is een belangrijke meerwaarde.
Technische vaardigheden
- Zelfstandige beheersing van een ERP/CRM-type beheersplatform, met een goed begrip van de onderliggende datastromen.
- Vermogen om duidelijke functionele specificaties, user stories en lastenboeken op te stellen voor softwareleveranciers.
- Gevorderde kennis van Excel vereist (dashboards, queries, data-analyse, imports/exports)
- Praktische ervaring met projectopvolgingstools zoals Monday, Jira of gelijkaardig voor backlogbeheer. xqknzec
- Kennis van de basisprincipes van cybersecurity en regelgeving (NIS2), evenals vertrouwdheid met verzekeringsproducten en -processen (onderschrijving, verlengingen), zijn pluspunten maar geen vereisten.
Gedragscompetenties
- Nauwkeurigheid en structuur
- Proactiviteit
- Stressbestendigheid
- Brugfunctie tussen IT en business
- Zelfstandig prioriteiten stellen
