Administratief medewerker facilitaire administratie (voltijds, tijdelijk)

Tijdelijk administratief medewerker facilitaire administratie

Hou jij van afwisseling, administratie en een job waarin je collega's echt vooruithelpt? Als tijdelijk administratief medewerker ondersteun je onze facilitaire werking en zorg je mee voor een vlotte dienstverlening in het provinciehuis.

Wie zijn wij?

Je komt terecht in de nieuwe cel Facilitaire Administratie binnen de Dienst Facilities & Maintenance van het Departement Logistiek.

In deze cel brengen we de administratieve ondersteuning van verschillende facilitaire teams samen. We werken onder andere rond het beheer van gebouwen, voertuigen en fietsen, bestellingen, facturen, bewaking, catering en andere facilitaire dienstverlening.

De cel is nog in opbouw. Samen zoeken we naar goede afspraken en uniforme werkwijzen, zodat we onze interne klanten snel en correct kunnen helpen.

Omdat een collega afwezig is, zoeken we extra administratieve ondersteuning. Zo zorgen we ervoor dat de dagelijkse dienstverlening tijdens deze opstartperiode vlot blijft verlopen.

Wat zal je doen?

Je krijgt een gevarieerd administratief takenpakket. Samen met je collega's zorg je ervoor dat facilitaire aanvragen en dossiers correct en tijdig worden opgevolgd.

• Je volgt bestellingen en facturen op. Je plaatst bestellingen, controleert facturen en neemt contact op met leveranciers wanneer er problemen zijn met een levering of factuur. Je vraagt ook offertes op en ondersteunt bij kleinere aankoopdossiers en raamovereenkomsten.
• Je ondersteunt de administratie van onze voertuigen en fietsen. Je verwerkt onder andere inschrijvingen, keuringen, onderhoud en herstellingen. Je volgt ook tank- en laadkaarten, verkeersboetes en schadegevallen administratief op.
• Je verwerkt en volgt facilitaire meldingen en aanvragen op in ons digitaal beheersysteem. Je zorgt ervoor dat vragen bij de juiste collega terechtkomen en volgt mee op tot ze afgehandeld zijn.
• Je ondersteunt praktische en logistieke taken. Denk bijvoorbeeld aan het beheer van vergaderfaciliteiten, lockers, dienstfietsen en poolwagens, relatiegeschenken en andere facilitaire voorzieningen.
• Je ondersteunt verschillende administratieve dossiers. Je helpt bijvoorbeeld bij prijsaanvragen, betalingsdossiers, schoonmaakplanningen, verhuisbewegingen en administratieve documenten voor overheidsopdrachten.
• Je houdt informatie en gegevens actueel. Je past fiches, registraties en andere administratieve informatie aan en zorgt ervoor dat dossiers volledig en correct zijn.

Voor meer info over de inhoud van de functie kan je terecht bij Bram Kuijlen, teamverantwoordelijke via tel:+32 3 240 55 83 of bram.kuijlen@provincieantwerpen.be

Wat breng je mee?

We zoeken vooral iemand die snel beschikbaar is en die graag administratief ondersteunt, overzicht bewaart en vlot schakelt tussen verschillende soorten taken.

• Je werkt nauwkeurig. Je controleert gegevens, documenten en facturen zorgvuldig en hebt oog voor details.
• Je kunt goed organiseren en plannen. Je houdt verschillende dossiers tegelijk in het oog en weet wat eerst moet gebeuren.
• Je bent digitaal vaardig. Je werkt vlot met Microsoft Office en leert gemakkelijk nieuwe digitale toepassingen kennen. Ervaring met een facilitair beheersysteem zoals Ultimo is een pluspunt, maar geen vereiste.
• Je bent klantgericht. Je helpt collega's op een vriendelijke en professionele manier en zoekt mee naar een oplossing.
• Je communiceert duidelijk. Je overlegt vlot met collega's en leveranciers, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je werkt zelfstandig én graag samen. Je neemt je eigen taken op, maar springt ook bij wanneer collega's ondersteuning nodig hebben.
• Je bent flexibel. Je kunt omgaan met wisselende prioriteiten en vindt het niet erg dat je takenpakket gevarieerd is.
• Je leert graag bij. Je hoeft niet alle facilitaire processen vooraf te kennen, maar je bent bereid om je snel in nieuwe taken en procedures in te werken.
• Je bent in het bezit van een secundair onderwijs diploma

Wat krijg je van ons?

We bieden je een voltijdse contractuele functie met een tijdelijke arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur (duur van de afwezigheid onbekend) aan.

Je start in salarisschaal C1: het bruto maandsalaris ligt tussen de 2.444,31 en 4.473,71 euro. Bij je aanwerving gaan we na hoeveel jaar ervaring je in eerdere functies hebt opgebouwd. Die ervaring wordt meegenomen in de berekening van je brutosalaris. Bekijk onze loonsimulator om een gedetailleerde inschatting te maken van je bruto- en netto maandsalaris.

Met extralegale voordelen:

• 36 vakantiedagen per jaar, flexibele werktijden en telewerkmogelijkheden
• Een hospitalisatieverzekering voor jou en voordelige aansluitmogelijkheden voor je gezin
• Een aanvullende ziekteverzekering
• Laptop
• Maaltijdcheques van € 8 per gewerkte dag
• Gratis openbaar vervoer van en naar het werk, of fietsvergoeding
• Afwisselend opleidingsaanbod
• Een tweede pensioenpijler (extralegaal pensioen)
• Vakantiegeld en eindejaarstoelage
• Toegang tot kortingen op evenementen, cultuur, pretparken en meer via onze personeelsvereniging

Praktisch

• De selectieprocedure verloopt in het Nederlands. Overtuig ons met een krachtige motivatiebrief en cv in het Nederlands waarom deze job jou op het lijf geschreven is.
• Cv-screening, waar op basis van motivatie, relevante ervaring en affiniteit met het functieprofiel maximaal 10 kandidaten naar het volgende selectieonderdeel doorgaan.
• Opdracht ter plaatse en een competentiegericht interview: 15 oktober 2026 in het provinciehuis. Houd deze datum alvast vrij in je agenda.

Meer informatie over deze onderdelen kan je hier lezen.

Opgelet: bij voldoende inschrijvingen zal deze vacature vroegtijdig afgesloten worden

• Je zal werken in het provinciehuis vlot bereikbaar met het openbaar vervoer.
• Voor meer info over de selectieprocedure, de verloning en de extralegale voordelen kan je terecht bij Sarah Frison, HR-medewerker via sarah.frison@provincieantwerpen.be

Onderhoud, Catering, Administratie, Overheidsopdracht, Voertuigen, Logistieke sector, Administratie, SOP, SEN, Onderwijs, Onderhoud, MS Office Suite