“Vliegend” financieel medewerker

Je helpt graag mensen verder met financieel-administratieve taken en houdt hierbij van veel afwisseling. Verder:

• Ben je bij voorkeur in het bezit van een professioneel bachelor diploma, bij voorkeur in een financiële richting of je bent gelijkwaardig door relevante werkervaring.
• Kan je vlot werken met Microsoft Office toepassingen. Ervaring met SAP is een pluspunt.
• Kan je je vlot inwerken in een nieuwe omgeving en heb je een flexibele ingesteldheid.
• Ben je bereid, via opleidingen en zelfstudie, een grondige kennis van de KU Leuven financieel-administratieve processen, regelgeving en systemen op te bouwen.
• Ben je discreet, klantgericht en communicatief.
• Kun je je zowel mondeling als schriftelijk vlot uitdrukken in het Nederlands en het Engels.

Als vliegend financieel medewerker bestaat je kerntaak erin, ondersteund door een uitgebreide opleiding, om financiële antennes tijdelijk te ondersteunen. Vanuit je rol zal je op verschillende locaties en binnen verschillende teams werkzaam zijn. Je helpt de antennes met hun financieel-administratieve taken. Dit kan gaan om:

• Plaatsen van bestellingen en zorgen voor een correcte en tijdige afhandeling van de leveranciersfacturen;
• Facturen opmaken voor interne en externe klanten;
• Verwerken van beroepskosten zoals verplaatsingskosten, kredietkaartuitgaven, kostenformulieren en voorschotten;
• Administratief in orde brengen van de aanstelling van nieuwe personeelsleden;
• Budgetten opvolgen en hierrond rapporteren;
• Als aanspreekpunt fungeren voor financieel-administratieve vragen;
• Op geregelde tijdstippen afstemmen met de andere antenneleden.

Voor vliegende financieel medewerkers die een grondige proceskennis van de lokale en centrale processen hebben opgebouwd alsook ervaring als financieel medewerker, kunnen in aanvulling op voorgaande ook de volgende taken tot je takenpakket behoren:

• Je helpt de antennes verder met hun procesmatige vragen/problemen, stelt oplossingen voor, en coacht de collega’s waar nodig
• Je identificeert opportuniteiten tot optimalisatie en bespreekt deze met de antennecoördinator en/of antenneleden
• Je neemt aanvullende complexere financiële antennetaken op, in overleg met de antennecoördinator.

Je maakt hierbij deel uit van het team “organisatie financiële processen” van de centrale financiële diensten. Missie van dit team is om de antennewerking te ondersteunen en verbeteringen in te voeren. Je deelt de inzichten die je als vliegend medewerker opdoet op de verschillende locaties met je team, en werkt mee aan verbeteringen. Je kan uiteraard steeds terecht bij je collega’s voor hulp en ondersteuning.

Aan KU Leuven is de financieel-administratieve ondersteuning (bestellingen, verkooporders, onkostennota’s, …) georganiseerd in “financiële antennes”. De circa 100 financiële antennes, die telkens bestaan uit enkele medewerkers, zijn verankerd binnen de groepen, faculteiten, departementen en diensten van de universiteit, dichtbij de professoren en onderzoekers om een nabije dienstverlening te kunnen verzorgen. De medewerkers van de financiële antenne zijn het eerste aanspreekpunt voor financieel-administratieve vragen, en vervullen hierbij een brugfunctie naar de centrale (financiële) diensten. De financiële antennes worden ondersteund door de centrale financiële diensten (CFD) door middel van diverse opleidingen, een helpdesk, een antenne ombuds, … . Daarnaast werd er gestart met de organisatie van een poolantenne, bestaande uit financiële antenneleden die kunnen bijspringen bij de bestaande financiële antennes wanneer nodig (bv. bij ziekte van een medewerker). Als vliegend financieel medewerker maak je deel uit van deze poolantenne.

Een veelzijdige en afwisselende job binnen een toporganisatie. Op korte tijd kan je inhoudelijk veel bijleren en kom je in contact met veel verschillende omgevingen.

Wij beogen een voltijdse tewerkstelling voor onbepaalde duur, deeltijdse tewerkstelling (80%) is bespreekbaar.

Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie dan start je in graad 4. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen starten in graad 3. Graad 5 is uitzonderlijk weggelegd voor kandidaten die reeds van bij de start, omwille van doorgedreven kennis en ervaring, extra verantwoordelijkheden kunnen opnemen.