Assistant·e administratif·ve (h/f/x) - Service Plantations et Signalisation routière - CDD temps

Société

L’administration communale de Jette promeut la diversité et l’inclusion au sein de son personnel. Les qualités humaines sont déterminantes, et ce, indépendamment de l’âge, de l’origine, du handicap, du genre ou de l’orientation sexuelle.

Dans un principe de neutralité des pouvoirs publics, au sein de l'administration communale de Jette le port de signes politiques, philosophiques ou religieux n'est pas autorisé.

L’administration communale de Jette s’engage notamment dans une politique active de recrutement de personnes avec handicap.

Si vous êtes en situation de handicap, nous vous conseillons de l’indiquer dans votre candidature. L’ensemble des locaux administratifs de l’administration communale de Jette sont accessibles aux personnes à mobilité réduite.

Fonction

L’Assistant∙e administratif∙ve Plantations et Signalisation routière est chargé∙e d’effectuer des tâches administratives pour les services Plantations & Signalisation routière, Propreté publique & Charroi. Ces tâches permettent le bon fonctionnement quotidien de l’administration. Il·Elle est le garant de la centralisation des informations et de la bonne circulation de celles-ci dans les services Plantations & Signalisation routière, Propreté publique & Charroi. Il·Elle contribue à l’image de marque de l’administration en traitant avec diligence et professionnalisme les demandes des usagers et des services internes. Il·Elle veille au respect des règles et des procédures de travail, des délais et règlements en vigueur.

Activités principales

Réceptionner, encoder les facturations et en assurer le suivi administratif pour les services Plantations & Signalisation routière

Collecter les informations et les descriptions techniques pour aider à la rédaction de certains cahiers de charges de marchés publics et assurer le suivi de la procédure au niveau administratif - la majorité des marchés publics étant toutefois géré par le Service Achats

• Rassembler les éléments du cahier de charges et plus particulièrement le descriptif technique pour les achats du service Plantations (machines horticoles, petit outillages, etc.).
• Description du besoin, recherche des fournisseurs, demande de prix quand cela concerne un marché de faibles montants ou bon de commande, comparaison de prix, ...
• Recherche des soumissionnaires potentiels, envoi des courriers aux soumissionnaires potentiels et transfert des offres aux chefs de service pour la désignation.
• Mise à jour du tableau des marchés/bons de commande.

Accueillir, informer et orienter le public interne et externe

• Traiter les demandes des citoyens/des usagers/des fournisseurs/des firmes extérieures/ … et en assurer le suivi dans des délais raisonnables.
• Assurer le suivi des dossiers des travailleurs article 60 et Stage First pour les équipes Plantations.
• Gérer administrativement les dossiers relatifs aux peines alternatives (SEMJA).

Assurer la bonne gestion d’activités spécifiques du Service Plantations et Signalisation routière

• Déchets verts : encodage du nombre de visiteurs, des volumes de déchets fournis, gestion de la facturation si nécessaire.
• Déchets chimiques et piles.
• Gestion de l’occupation de la salle des plantations.
• Rédaction et mise en page d’affichettes selon les besoins des services.
• Gestion du droit d’auteur sur les « panneaux chien ».

Profil

Diplôme : Certificat d'enseignement secondaire supérieur (CESS).

Vous disposez de notions en marché public (une formation en interne sera prévue).

Vous maitrisez un ou plusieurs programmes suivants : Microsoft Office 365 (Word, Excel, Outlook, Power Point, Teams, OneNote), ToDo, Phoenix.

Vous avez de bonnes compétences rédactionnelles et savez communiquer de façon claire et structurée.

Offre

• Nous vous offrons un travail passionnant dans une administration communale qui offre un cadre de travail dynamique.

• En qualité de nouveau collaborateur·trice, vous pouvez compter sur une formation approfondie. Nous entendons investir en vous.

• Nous vous proposons un contrat à durée déterminée à temps plein jusqu'au 31/12/2024, un environnement de travail flexible et l’opportunité d’avoir jusqu'à 40 jours de congé.

• Nous vous proposons un salaire attrayant de niveau C (niveau CESS) => Min - sans ancienneté : 2.400€ brut ; Max - avec 27 ans d'ancienneté : 3.750€ brut.

Nous offrons

• Valorisation de l’ancienneté sur base des attestations d’occupation des employeurs précédents pour les fonctions antérieures utiles
• Chèques-repas de 8 euros par jour presté
• Prime linguistique en cas d’obtention du brevet linguistique Selor (épreuves écrite et orale)
• Remboursement 100% des trajets domicile-travail en transport en commun (sncb, stib, tec, de lijn)
  NB : Les frais de déplacement en voiture ne sont PAS pris en charge, et l’administration n’offre pas de facilité en la matière
• Une indemnité kilométrique de 0,35 euros par km (vélo, trottinette,...)
• 26 jours de congés légaux + 12/14 jours de congés supplémentaires
• Récupération des heures supplémentaires sous forme de congés
• Prime de fin d’année
• Un plan de pension complémentaire (avantage financé par l’administration durant votre carrière et versé au moment de votre retraite)

Langues

Français - Néerlandais

Disposer du brevet linguistique Selor, écrit (article 8) et oral (article 9) ou être disposé à le réussir