Management assistant neurologie

Functieomschrijving

• Je staat in voor de secretariaatstaken waarbij je ondersteuning biedt aan het diensthoofd neurologie. Daarnaast sta je ook in voor de administratie van de beleidsmedewerkers neurologie, het dagelijks bestuur en de stafleden.
• Je bent het aanspreekpunt voor zowel telefonische als persoonlijke contacten. Je zorgt steeds voor een vlotte en correcte afhandeling van de gesprekken door een juiste selectie toe te passen inzake planning en / of doorverwijzing of zelf in te staan voor de verdere afhandeling of opvolging.
• Je verwerkt en behandelt inkomende en uitgaande correspondentie (telefonie en mailverkeer). Je behandelt standaardcorrespondentie en doet voorstellen aan het Medisch diensthoofd voor niet-standaard correspondentie.
• Je typt teksten op basis van nota's, dictafoon of gegeven richtlijnen.
• Je bewaakt en plant de agenda’s, volgt afspraken en deadlines op en stelt prioriteiten.
• Je maakt verslagen op van de vergaderingen die een technisch karakter hebben.
• Je staat in voor de praktische organisatie van interne en externe vergaderingen.
• Je bereidt de rapporten en dossiers op een autonome wijze voor, je verzamelt de nodige informatie.
• Je organiseert evenementen voor stafleden Neurologie.
• Je maakt facturen op en initieert interne verrekeningen op vraag van de beleidsmedewerker neurologie.
• Je keurt facturen goed in opdracht van het medisch diensthoofd voor de dienstkas en 3de pijler neurologie.
• Je brengt onkosten in voor de medewerkers van de dienst.
• Je staat mee in voor op opvolging van te nemen acties na beslissingen op Dagelijkst Bestuur, Bestuurlijk Staf-Overleg of andere team verganderingen met betrekking tot het diensthoofd.
• Je organiseert reizen en verblijven tijdens congressen.
• Je beheert het economaat.
• Je past je aan aan de noden van de dienst en stelt je flexibel op naar taakinhoud.
• Je staat in voor je eigen permanente opleiding en deskundigheidsbevordering om een kwalitatief hoogstaande dienstverlening te verzekeren.

Gewenst profiel